La presentazione di un evento musicale è un testo o una comunicazione pensata per raccontare l’idea e l’atmosfera dello spettacolo, fornendo le informazioni essenziali e motivando il pubblico a partecipare. Serve a posizionare l’evento nella scena culturale, a trasmettere il concept e lo stile degli artisti, a convincere media, sponsor e partner della sua rilevanza e a guidare la promozione e la vendita dei biglietti. Inoltre funge da riferimento operativo per l’organizzazione, chiarendo aspettative, elementi visivi e tono comunicativo necessari per garantire coerenza tra promessa e esperienza dal vivo.
Come scrivere presentazione evento musicale
Una presentazione di un evento musicale deve comunicare in modo chiaro, completo e credibile tutto ciò che serve per comprendere, valutare e realizzare l’evento, partendo da un riassunto sintetico che ne spieghi lo scopo e l’identità e proseguendo con una descrizione esaustiva dei contenuti artistici e operativi. Nel testo introduttivo è utile indicare il concept dell’evento, il genere musicale predominante, l’atmosfera che si intende creare e gli obiettivi misurabili (ad esempio culturali, di pubblico, di raccolta fondi o commerciali), così da dare subito un quadro univoco e strategico. Devono comparire in modo inequivocabile le informazioni pratiche essenziali: data e orari (inclusi inizio e fine, orari porte, tempistiche dettagliate di soundcheck e performance), il luogo preciso con indirizzo completo e caratteristiche del venue, la capacità massima e la configurazione della sala o degli spazi esterni, le eventuali limitazioni di età o regolamenti particolari.
È fondamentale presentare il cast artistico con bio professionali, fotografie ad alta risoluzione e riferimenti alle esperienze pregresse rilevanti; per ogni artista o band vanno specificati genere, durata prevista del set, necessità particolari e indicazioni sul tipo di repertorio proposto. Accanto alle informazioni artistiche vanno inseriti tutti gli elementi tecnici che consentano alla produzione di valutare la fattibilità: stage plot e planimetrie, input list, specifiche audio (PA, console FOH e monitor, potenza richiesta), luci (tipo di impianto, dimmer, console, cue list), backline (strumenti e amplificatori richiesti), requisiti per il palcoscenico (misure, gradazioni, carico), requisiti elettrici con stima del carico e necessità di gruppi elettrogeni, collegamenti per streaming o broadcast con banda minima richiesta e codec preferito. Vanno allegati i rider tecnici e hospitality, o in alternativa indicati i punti chiave di questi documenti: alloggio, trasporti, pasti, camerini e accoglienza, materiali di accoglienza per la stampa e contatti diretti per richieste last minute.
La parte amministrativa e legale non può essere trascurata: indicare le modalità di vendita dei biglietti, canali di distribuzione, prezzi e fasce agevolate, politica di rimborso e di gestione degli accrediti, informazioni fiscali essenziali, assicurazioni stipulate, permessi già ottenuti o da ottenere (autorizzazioni comunali, SIAE/diritti d’autore, permessi per somministrazione di alimenti e bevande se previsti), normative sulla sicurezza e protezione civile applicabili. Nella presentazione è opportuno includere una sintesi del budget e delle previsioni economiche, con stima dei costi principali (cachet artistici, tecnico, noleggio attrezzatura, servizi) e delle entrate previste (biglietti, sponsorizzazioni, merchandising), oltre alla strategia di monetizzazione e ai KPI che saranno monitorati (numero di spettatori, ricavi, engagement social, copertura media).
La pianificazione logistica e il calendario operativo devono essere dettagliati: tempistiche per montaggio, prove, eventi collaterali, smontaggio, orari per carico e scarico, necessità di personale tecnico e di sicurezza, numero e ruolo degli steward, piano per controllo accessi e gestione flussi, piano emergenze con contatti sanitari e recapiti per servizi di pubblica utilità. Va inoltre prevista una sezione dedicata alla comunicazione e al marketing, con piano di promozione (social media strategy, media partnership, affissioni, PR), materiali disponibili per la stampa (press kit, comunicati, immagini e videoclip), CTA chiare per l’acquisto dei biglietti e per l’accreditamento stampa o VIP, e ipotesi di timeline per le attività promozionali e le scadenze per i materiali promozionali.
Devono essere evidenziati i rapporti con sponsor e partner: package proposti, benefit offerti, visibilità e requisiti di branding sul materiale promozionale o in loco, oltre a eventuali vincoli contrattuali. È importante inserire anche una sezione su diritti audiovisivi e di registrazione: chi detiene i diritti di eventuali registrazioni audio/video, usi consentiti, policy su streaming live e post-produzione, e gli standard tecnici richiesti per le consegne. Non trascurare aspetti di responsabilità sociale e accessibilità: misure per garantire l’accesso a persone con disabilità, servizi a basso impatto ambientale, gestione rifiuti e strategie di riduzione dell’impronta ecologica.
Infine, la presentazione deve concludersi con riferimenti operativi diretti: nomi e contatti dei responsabili per produzione, tecnici principali, PR e box office, e una lista dei documenti allegati o disponibili su richiesta (contratti, certificati assicurativi, planimetrie, input list, materiali promo). Tutto il materiale dovrebbe essere organizzato in modo che chi legge possa rapidamente verificare la fattibilità tecnica, la sostenibilità economica e il valore artistico dell’evento, con chiarezza su responsabilità, scadenze e canali di comunicazione per ogni fase del progetto.
Esempio presentazione evento musicale
Presentazione Evento Musicale
Titolo evento: _______________________________
Data: _______________________________
Orario apertura porte: _______________________________
Orario inizio: _______________________________
Luogo / Venue: _______________________________
Indirizzo: _______________________________
Capacità prevista: _______________________________
Genere/i musicale/i: _______________________________
Descrizione breve dell’evento: _______________________________
Obiettivi dell’evento: _______________________________
Target di pubblico: _______________________________
Line-up / Artist roster:
1) _______________________________
2) _______________________________
3) _______________________________
4) _______________________________
Programma / Scaletta (orari indicativi):
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Durata media dei set: _______________________________
Host / Presentatore: _______________________________
Speaker / DJ aggiuntivi: _______________________________
Requisiti tecnici audio (PA):
– Main system: _______________________________
– Monitor: _______________________________
– Mixer: _______________________________
– Ingegnere del suono: _______________________________
Backline richiesto:
– _______________________________
– _______________________________
Requisiti luci e video:
– Luci: _______________________________
– Video/wall: _______________________________
– Tecnico luci/video: _______________________________
Logistica e allestimento:
– Montaggio: data/ora _______________________________
– Smontaggio: data/ora _______________________________
– Produzione / Service: _______________________________
Hospitality & Catering per artisti:
– Rider alimentare: _______________________________
– Camerini: _______________________________
– Trasporto/artisti: _______________________________
Biglietti e modalità di vendita:
– Tipologie (es. generico, VIP): _______________________________
– Prezzo prevendita: _______________________________
– Prezzo porta: _______________________________
– Punti vendita / piattaforme: _______________________________
Promozione e comunicazione:
– Key message: _______________________________
– Canali social: _______________________________
– Visual / materiale grafico: _______________________________
– Ufficio stampa / contatti PR: _______________________________
Sponsorship e partnership:
– Sponsor principali: _______________________________
– Opportunità sponsorizzazione: _______________________________
Sicurezza e autorizzazioni:
– Responsabile sicurezza: _______________________________
– Piano di sicurezza: _______________________________
– Permessi e licenze (Comune, SIAE, etc.): _______________________________
Budget sintetico:
– Costi principali (artisti, service, location): _______________________________
– Ricavi stimati (biglietti, sponsor, merchandising): _______________________________
– Break-even: _______________________________
Merchandising:
– Prodotti previsti: _______________________________
– Punto vendita merchandising: _______________________________
Contatti organizzazione:
– Organizzatore / Promoter: _______________________________
– Telefono: _______________________________
– Email: _______________________________
Note aggiuntive: _______________________________