La lettera di invito a relatore per un convegno è un documento formale che viene inviato da un organizzatore di un evento, come una conferenza o un seminario, a un potenziale relatore al fine di proporre e motivare l’invito a partecipare all’evento e a tenere un intervento o una presentazione. Questo tipo di lettera svolge un ruolo chiave nel processo di pianificazione e organizzazione del convegno, in quanto consente agli organizzatori di arricchire il programma con contributi di esperti e professionisti distinti nel rispettivo campo di competenza.
Una lettera di invito a relatore convegno è generalmente strutturata in modo da comunicare chiaramente allo scopo della conferenza, il ruolo che il relatore è invitato a svolgere, e spesso include dettagli pratici come la data, l’ora, il luogo dell’evento, e il contesto specifico o il tema della sessione in cui il relatore è stato invitato a intervenire. Il tono della lettera può variare da formale a personale, a seconda della relazione esistente tra l’organizzatore e il potenziale relatore, e lo stile dell’evento stesso.
In aggiunta, la lettera può fornire una panoramica degli aspetti logistici e delle eventuali compensazioni o spese di viaggio che saranno coperte dall’organizzazione che ospita l’evento. Gli organizzatori possono anche includere informazioni aggiuntive, come un programma preliminare del convegno o i profili di altri relatori coinvolti, per stimolare l’interesse e fornire un contesto più ampio rispetto a come il contributo del relatore si inserisce nell’ambito generale dell’evento.
Tutto ciò rende la lettera di invito un elemento significativo per assicurare la partecipazione di relatori qualificati e per il successo complessivo del convegno.
Come scrivere una Lettera di invito a relatore convegno
In qualità di esperto di scrittura, posso dire che una lettera di invito a un relatore per un convegno è un documento formale attraverso il quale gli organizzatori di un evento invitano una persona a partecipare come speaker o presentatore. Una tale lettera deve essere redatta con cura, poiché rappresenta un importante mezzo di comunicazione tra gli organizzatori e i potenziali relatori. Affinché la lettera contenga tutte le informazioni necessarie per una comunicazione chiara ed efficace, dovrebbe includere i seguenti punti:
Innanzitutto, l’intestazione della lettera dovrebbe presentare in modo chiaro i dettagli dell’organizzazione o dell’ente che sta organizzando il convegno, incluso il logo, se richiesto dal protocollo dell’organizzazione. La data di invio della lettera dovrebbe essere visibile, poiché garantisce un riferimento temporale che può essere cruciale per la pianificazione da parte del relatore.
Il successivo elemento è il saluto iniziale, che dovrebbe riflettere un tono formale e professionale. È importante utilizzare un saluto appropriato seguito dal nome completo e dal titolo accademico o professionale del destinatario. Questo rappresenta una forma di rispetto verso il potenziale relatore e dimostra l’attenzione ai dettagli degli organizzatori del convegno.
Il paragrafo introduttivo deve esprimere la ragione per la quale il destinatario è stato scelto come relatore. Si potrebbe menzionare la reputazione del destinatario nel campo di interesse, le sue pubblicazioni, esperienze precedenti o qualsiasi altro fattore che lo qualifichi come un relatore ideale per il convegno. È importante fare ciò in maniera personale e specifica piuttosto che con una formula generica.
Dopo questa introduzione, si passa alla presentazione dell’evento stesso. Qui emerge l’obiettivo del convegno: si tratta di un incontro accademico, uno scambio professionale, un lancio di prodotto, una conferenza di industria o altro? Inoltre, l’organizzatore deve descrivere il tema del convegno e spiegare in che modo il contributo del destinatario si inserisce nel contesto dell’evento.
Successivamente, è necessario fornire dettagli specifici del convegno, come la data e la durata, la sede, l’agenda prevista (ove possibile), e qualunque altra informazione logistica che possa aiutare il destinatario a comprendere il contesto e a organizzarsi di conseguenza.
Un altro aspetto cruciale è definire chiaramente ciò che si aspetta dal relatore. Questo include il titolo della presentazione o l’argomento da trattare, il formato della sessione (come una conferenza plenaria, un workshop, un seminario), la durata prevista dell’intervento e le eventuali sessioni di domande e risposte o panel di discussione previsti nel programma.
Non bisogna dimenticare di informare il relatore sui termini dell’invito in termini di rimborso spese, viaggio e alloggio, oltre a qualsiasi onorario o compensazione che sarà fornito. È fondamentale essere trasparenti e precisi su questi dettagli per evitare incomprensioni o malintesi futuri.
Concludendo la lettera, è bene esprimere nuovamente il desiderio che il destinatario accetti l’invito e fornire un termine chiaro entro il quale aspettarsi una risposta. Si devono includere i dati di contatto dell’organizzatore (numero di telefono, indirizzo e-mail) per eventuali domande o approfondimenti.
La chiusura della lettera dovrebbe essere cortese e rispettosa, seguita da una firma (elettronica o a mano, a seconda del formato della lettera) del rappresentante degli organizzatori del convegno che estende l’invito.
In ogni caso, la lettera di invito deve essere un equilibrio tra dettagli pertinenti e concisione. Un tono rispettoso e professionale, insieme a una presentazione ordinata, contribuisce a fare una buona impressione sul potenziale relatore e aumenta la probabilità che l’invito venga accettato.
Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di invito a relatore convegno
Certamente, la composizione di una lettera di invito a un relatore per un convegno prevede un linguaggio formale e rispettoso, adeguato all’importanza dell’evento e al prestigio che si presume associato alla figura del relatore. È quindi essenziale curare la scelta delle parole e la costruzione delle frasi per trasmettere professionalità e considerazione.
Si inizia di norma con un saluto appropriato, adattandosi al titolo accademico o professionale del destinatario, dimostrando di aver prestato attenzione alla sua posizione e status. A seguire, si introduce l’oggetto della lettera specificando il nome dell’evento, la natura e l’obiettivo dello stesso, solitamente in una frase accattivante ma composta che sollinei l’importanza e la rilevanza della conferenza o del convegno.
Quando si descrive il motivo dell’invito, si adotta un tono deferente ma diretto, evidenziando le motivazioni per cui il relatore è stato selezionato, come la sua expertise, le sue pubblicazioni o il suo contributo al campo di interesse, e come la sua partecipazione sarebbe preziosa per l’evento. Si punta a far sentire il destinatario valorizzato e considerato una parte essenziale dell’evento.
Dopo aver delineato i dettagli pratici – senza scendere in tecnicismi o logorree inutili – come la data, la location e il formato dell’intervento atteso dal relatore, si pone un focus sulla modalità e le tempistiche per una risposta, fornendo contatti facilmente accessibili per eventuali domande o approfondimenti. La conclusione, poi, segue il registro formale mantenuto per tutta la lettera, con l’espressione del sincero apprezzamento per l’attenzione e il tempo dedicato e la speranza di una futura collaborazione positiva.
Infine, si chiude con una cortese formula di saluto, lasciando spazio per la firma e, se adatta alla circostanza, il logo e il nome dell’organizzazione rappresentata. La lettera, quindi, rispecchia un equilibrio raffinato tra formalità, personalizzazione e brevità, al fine di stabilire un rapporto professionale e al tempo stesso cordiale.
Esempi di Lettera di invito a relatore convegno
Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di invito a relatore convegno da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Lettera di invito a relatore convegno
Oggetto: Invito come Relatore al Convegno Annuale “Innovazione e Sostenibilità – 2023”
Gentile Prof. Gioia Bianchi,
Con grande piacere, a nome del comitato organizzatore, desidero estendere a Lei un caloroso invito a partecipare in qualità di relatore principale al nostro convegno annuale sul tema “Innovazione e Sostenibilità”, previsto per il 23-25 settembre 2023 presso il Centro Convegni Internazionale di Milano.
Il Suo prolifico lavoro e i notevoli contributi nella ricerca sulla sostenibilità applicata all’ingegneria ambientale sono ampiamente riconosciuti nella comunità scientifica e professionale. Saremmo onorati di poter ascoltare la Sua autorevole voce durante la sessione plenaria dedicata a “Nuove frontiere nella gestione delle risorse idriche”.
Il convegno riunirà esperti, ricercatori, accademici e professionisti nel campo dell’innovazione e della sostenibilità con l’obiettivo di condividere le ultime ricerche, discutere prospettive future e promuovere una collaborazione interdisciplinare.
Di seguito, alcuni dettagli sull’evento:
– Data: 23-25 Settembre 2023
– Luogo: Centro Convegni Internazionale di Milano, Via Gattamelata, 5, 20149 Milano
– Tema del Convegno: “Innovazione e Sostenibilità”
– Sessione Plenaria prevista: 24 Settembre 2023, ore 10:00 – 12:00
– Durata prevista dell’intervento: 40 minuti, seguiti da una sessione Q&A di 20 minuti
In qualità di relatore principale, saremmo lieti di coprire tutte le spese di viaggio, alloggio e ospitalità per la durata del Suo soggiorno a Milano. Inoltre, verrà fornito un onorario per la Sua partecipazione e relazione al convegno.
Per permetterci di procedere con l’organizzazione dell’evento, La preghiamo di confermarci la Sua disponibilità entro il 15 maggio 2023. Ulteriori dettagli sull’evento e sugli aspetti logistici verranno forniti al momento della conferma della Sua partecipazione.
Speriamo sinceramente che Lei possa accogliere il nostro invito. La Sua presenza arricchirebbe notevolmente i lavori del convegno e offrirebbe una prospettiva inestimabile su uno degli argomenti più rilevanti e urgenti dei nostri tempi.
La preghiamo di non esitare a contattarci per ogni informazione aggiuntiva o necessità particolare.
La ringraziamo per la considerazione e ci auguriamo di poterla accogliere al nostro evento.
Distinti saluti,
Dott. Marco Verdi
Presidente del Comitato Organizzatore
Convegno Annuale “Innovazione e Sostenibilità – 2023”
Telefono: +39 02 1234567
Email: info@convegno-is2023.org
Website: www.convegno-is2023.org
Secondo esempio di Lettera di invito a relatore convegno
Oggetto: Invito a partecipare come Relatore al Convegno [Nome del Convegno]
Gentile [Titolo e Cognome del Potenziale Relatore],
Sono lieto/a di scriverLe in qualità di [tuo titolo/posizione] del comitato organizzativo del convegno [Nome del Convegno], che si terrà il [data/e esatta/e] presso [luogo dell’evento].
In seguito a una meticolosa valutazione e alla considerazione della Sua riconosciuta esperienza nel campo di [campo o tema specifico], ci farebbe immenso piacere poterLa avere tra i relatori principali del nostro evento. La presenza di professionisti del Suo calibro arricchisce senza dubbio la qualità del dibattito e del confronto che si intende promuovere in questa occasione.
Il tema del nostro convegno quest’anno sarà “[Tema del Convegno]”, e crediamo che il Suo contributo su [argomento specifico che vorresti fosse trattato dal relatore] possa essere di grande interesse per tutti i partecipanti.
La sessione a cui desidereremmo partecipasse è prevista per [data e ora specifiche], e il titolo provvisorio che abbiamo pensato per il Suo intervento è “[Titolo Provvisorio]”. Naturalmente, La invitiamo a proporre qualsiasi modifica o suggerimento in merito al titolo o ai contenuti dell’intervento che possano meglio riflettere il Suo lavoro e la Sua visione.
In aggiunta al Suo discorso, ci sarebbe l’opportunità di partecipare a [altri eventi o panel discussion previsti durante il convegno]. Riteniamo che il Suo contributo potrebbe essere stimolante anche in questi contesti.
In qualità di relatore, Le offriremo:
– Rimborso spese di viaggio fino a [specificare l’importo o “secondo la nostra politica di rimborso”];
– Alloggio presso [nome dell’hotel] per [numero] notti;
– Onorario per la relazione di [specificare l’importo se appropriato];
– [Altre possibili forme di riconoscimento previste].
Saremmo onorati di avere la Sua conferma entro [data limite per la conferma], in modo da poter procedere con le necessarie disposizioni. Se avesse bisogno di ulteriori informazioni o avesse particolari richieste, La invitiamo a non esitare a contattarci.
La ringraziamo per l’attenzione e ci auguriamo di poter contare sulla Sua preziosa partecipazione.
In attesa di una Sua gentile risposta, porgiamo
Cordiali Saluti,
[Firma]
[Tuo Nome]
[Il Tuo Titolo/Posizione]
[Nome dell’Organizzazione/Ente organizzatore]
[Indirizzo dell’Organizzazione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]
[Allegare eventuali documenti o brochure informative legate al convegno]
Terzo esempio di Lettera di invito a relatore convegno
Oggetto: Invito a partecipare come Relatore al Convegno “Innovazioni nel Campo della [Tema del convegno]”
Spettabile Prof./Dott./Ing. [Nome Cognome],
[Posizione], [Istituzione o Entità di appartenenza]
Con la presente, abbiamo il piacere di invitarLa a partecipare come relatore al prossimo convegno intitolato “Innovazioni nel Campo della [Tema del convegno]”, organizzato da [Nome dell’organizzazione o ente promotore] che si terrà presso [Luogo e indirizzo] il giorno [Data], alle ore [Orario di inizio].
Siamo convinti che la Sua autorevole competenza e i Suoi significativi contributi nel campo di [Campo specifico o argomento di spicco], possano arricchire la discussione e offrire spunti preziosi ai partecipanti, che includono [breve descrizione del pubblico, es. professionisti del settore, accademici, studenti, ecc.].
Il titolo della sessione alla quale desideriamo invitarLa a intervenire è “[Titolo della sessione o dell’intervento]”. Il Suo intervento dovrebbe focalizzarsi su [Argomenti specifici o linee guida per il contributo], e la durata prevista è di circa [Durata del contributo] minuti, a cui seguiranno [Durata Q&A] minuti dedicati alle domande e risposte con il pubblico.
Sarà anche possibile partecipare a una tavola rotonda sul tema [Argomento della tavola rotonda] che si terrà [momento della giornata], alla quale saremmo onorati di contarLa tra i partecipanti.
La preghiamo di considerare questo invito e di comunicarci la Sua disponibilità entro [Data termine RSVP], così da poter procedere con l’organizzazione logistica e la promozione dell’evento. In caso di accettazione del nostro invito, saremmo grati se potesse farci pervenire un breve abstract del Suo intervento e una breve biografia accademica e professionale per fini divulgativi e organizzativi.
Per quanto riguarda le spese di viaggio e soggiorno, [Dettagli sulla copertura delle spese o informativa in caso di rimborso o mancata copertura].
Ne approfitto per anticiparLe che l’evento verrà registrato e potrebbe essere trasmesso in streaming o utilizzato per fini promozionali, didattici o informativi da parte di [Ente organizzatore].
Sperando vivamente in una Sua positiva risposta, siamo a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o per discutere ulteriori dettagli dell’evento.
La ringraziamo calorosamente per l’attenzione e, nell’attesa di un Suo gentile riscontro, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Qualifica o Ruolo nell’Ente organizzatore]
[Dettagli di contatto: telefono, email]
[Nome dell’organizzazione o ente promotore]
Quarto esempio di Lettera di invito a relatore convegno
Oggetto: Invito a partecipare come relatore al Convegno [Nome del Convegno] su [Tema del Convegno]
Gentile [Titolo e Nome del Potenziale Relatore],
mi rivolgo a Lei in qualità di [tua posizione/ruolo] del comitato organizzatore del [Nome del Convegno], un evento che si terrà in data [data/e del convegno] presso [luogo dell’evento], e che quest’anno avrà come tema centrale [breve descrizione del tema].
La scelta di questo argomento riflette la crescente importanza di [spiegazione della rilevanza del tema], e ci impegniamo a creare un forum che consenta ai professionisti del settore e agli esperti accademici di scambiare conoscenze, idee innovative e pratiche esemplari.
Sulla base dei Suoi stimati contributi in [campo di specializzazione del relatore] e delle Sue pubblicazioni, come [cita alcune delle principali opere o conferenze precedenti], crediamo che la Sua presenza come relatore possa arricchire notevolmente il contenuto del nostro convegno. Saremmo onorati se Lei potesse condividere le Sue intuizioni e competenze tenendo una conferenza sul tema [tema specifico o titolo della sessione a cui è invitato], che riteniamo possa suscitare grande interesse tra i partecipanti.
La durata prevista per la Sua presentazione è di [xx] minuti, seguita da una sessione di domande e risposte di [xx] minuti. Saremo felici di discutere ulteriori dettagli sul formato della presentazione e sui supporti multimediali di cui potrebbe necessitare.
In aggiunta al valore che la Sua partecipazione aggiungerebbe al nostro convegno, è nostro piacere offrire un compenso per il Suo tempo e il Suo contributo intellettuale. Questo include:
– Un onorario di [importo] per la Sua presentazione.
– Rimborsi spese viaggio e alloggio, inclusi voli di classe business e una camera in un hotel a [nome hotel] per [numero di notti].
– La possibilità di partecipare a tutte le sessioni del convegno e agli eventi collaterali.
Speriamo che Lei possa accettare questo invito. Per questioni organizzative, Le saremmo grati se potesse fornirci una risposta entro e non oltre il [data]. Per qualsiasi domanda o ulteriore informazione, non esiti a contattarmi direttamente all’indirizzo email [tuo indirizzo email] o al numero di telefono [tuo numero di telefono].
In attesa di una Sua cortese risposta, colgo l’occasione per esprimerLe i miei più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Nome dell’Organizzazione / Comitato Organizzatore]
[Indirizzo dell’Organizzazione]
[Sito Web del Convegno]
[Email di Contatto]
[Numero di Telefono]