Il contratto di sponsorizzazione evento è un accordo giuridico tra due parti, solitamente un’organizzazione che realizza un evento e un soggetto, spesso un’azienda, che intende sostenere economicamente o con altri mezzi l’iniziativa. Attraverso questo contratto, lo sponsor offre un contributo, che può essere in denaro, beni o servizi, in cambio di visibilità e promozione del proprio marchio durante lo svolgimento dell’evento. Il documento disciplina i diritti e gli obblighi di entrambe le parti, specificando con chiarezza le modalità di esposizione del logo dello sponsor, le tempistiche, le eventuali limitazioni e le conseguenze in caso di inadempienza. Serve quindi a tutelare gli interessi sia dell’organizzatore che dello sponsor, garantendo trasparenza e chiarezza sulle condizioni della collaborazione e contribuendo al buon esito dell’iniziativa.
Come scrivere contratto di sponsorizzazione evento
Un contratto di sponsorizzazione per un evento rappresenta uno strumento fondamentale per regolare i rapporti tra l’organizzatore dell’evento e lo sponsor, garantendo chiarezza, tutela legale e definizione dei reciproci obblighi. Affinché il contratto sia completo e tuteli entrambe le parti, deve innanzitutto identificare chiaramente i soggetti coinvolti, specificando la denominazione sociale, la sede legale, i dati identificativi e i riferimenti di contatto sia dell’organizzatore che dello sponsor. È essenziale che venga descritto in modo dettagliato l’evento oggetto della sponsorizzazione, indicando la denominazione, la natura dell’evento, la data o il periodo di svolgimento, il luogo, la durata e ogni elemento che possa meglio definire il contesto in cui la sponsorizzazione avrà luogo.
Nel corpo del contratto deve essere esplicitata la tipologia di sponsorizzazione, ossia se si tratta di sponsorizzazione finanziaria, tecnica (fornitura di beni o servizi), mista o di altra natura. È importante specificare il valore economico della sponsorizzazione, riportando l’importo, le modalità e le tempistiche di pagamento, nonché eventuali condizioni legate all’erogazione delle somme o alla fornitura dei beni/servizi. Il contratto deve poi delineare con precisione i diritti e gli obblighi delle parti: lo sponsor, in cambio del suo contributo, acquisisce determinati diritti di visibilità e promozione. Pertanto, occorre indicare in modo dettagliato le forme e le modalità di esposizione del marchio o del nome dello sponsor all’interno dell’evento, sui materiali promozionali, sui canali di comunicazione online e offline, sulle pubblicità, sui gadget, sulle divise del personale, negli spazi fisici dell’evento e in ogni altra occasione prevista.
Va inoltre chiarito se lo sponsor avrà il diritto di utilizzare la denominazione e il logo dell’evento nelle proprie comunicazioni, pubblicità e materiali informativi, e a quali condizioni questo potrà avvenire. È fondamentale definire anche eventuali clausole di esclusiva, specificando se lo sponsor sarà l’unico soggetto del proprio settore merceologico ad essere presente nell’ambito dell’evento o se potranno essere coinvolti anche altri sponsor concorrenti. Allo stesso modo, è opportuno regolare la gestione dei rapporti con i media, stabilendo se e come lo sponsor potrà essere citato nei comunicati stampa, nelle interviste, nei video e in ogni altro contenuto mediatico.
Il contratto deve prevedere le modalità di verifica e rendicontazione delle attività svolte, eventualmente richiedendo all’organizzatore di fornire documentazione, report, fotografie o dati che attestino la corretta esecuzione delle prestazioni pattuite. Devono essere disciplinate le procedure in caso di variazioni o annullamento dell’evento, prevedendo le conseguenze sul piano economico e operativo, nonché eventuali clausole di recesso, risoluzione anticipata e penali per l’inadempimento delle obbligazioni.
È opportuno includere disposizioni relative alla tutela dei marchi e dei diritti di proprietà intellettuale, per regolare l’utilizzo reciproco dei segni distintivi e garantire che nessuna delle parti arrechi danno all’immagine o alla reputazione dell’altra. Non bisogna trascurare le clausole relative alla privacy e al trattamento dei dati personali, in conformità alla normativa vigente, soprattutto se nell’ambito dell’evento verranno raccolti e utilizzati dati di partecipanti, clienti o utenti.
Infine, occorre definire la legge applicabile e il foro competente per la risoluzione di eventuali controversie, oltre a eventuali clausole di forza maggiore che disciplinino cosa accade in caso di eventi straordinari o imprevedibili che impediscano la realizzazione dell’evento o l’esecuzione delle obbligazioni contrattuali. Tutte queste informazioni, se dettagliate e concordate tra le parti, contribuiscono a costruire un contratto di sponsorizzazione solido e bilanciato, in grado di prevenire conflitti e di valorizzare al massimo i reciproci vantaggi.
Esempio contratto di sponsorizzazione evento
Modello di Contratto di Sponsorizzazione Evento
Tra
[Nome dell’Organizzatore], con sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [dati fiscali], rappresentato da [nome e cognome], in qualità di [carica], di seguito denominato “Organizzatore”
E
[Nome dello Sponsor], con sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [dati fiscali], rappresentato da [nome e cognome], in qualità di [carica], di seguito denominato “Sponsor”
Premesso che
- L’Organizzatore intende realizzare l’evento denominato “[nome evento]”, che si terrà in data [data] presso [luogo];
- Lo Sponsor manifesta interesse a sostenere l’evento alle condizioni qui di seguito specificate;
Si conviene e stipula quanto segue:
Art. 1 – Oggetto
Il presente contratto ha per oggetto la sponsorizzazione dell’evento “[nome evento]” da parte dello Sponsor, secondo le modalità e condizioni descritte nei successivi articoli.Art. 2 – Obblighi dell’Organizzatore
L’Organizzatore si impegna a:
a) Inserire il logo dello Sponsor su tutto il materiale promozionale relativo all’evento (locandine, volantini, sito web, social media, comunicati stampa);
b) Concedere spazi dedicati allo Sponsor durante lo svolgimento dell’evento, secondo quanto specificato in allegato;
c) Menzionare lo Sponsor in tutte le comunicazioni ufficiali relative all’evento.Art. 3 – Obblighi dello Sponsor
Lo Sponsor si impegna a:
a) Versare all’Organizzatore la somma di euro [importo] + IVA entro [data];
b) Fornire il materiale pubblicitario e il logo in formato idoneo entro [data];
c) Non porre in essere attività che possano ledere l’immagine o la reputazione dell’evento o dell’Organizzatore.Art. 4 – Durata
Il presente contratto ha durata dalla data della sottoscrizione fino a [data], fatta salva la possibilità di proroga concordata tra le parti.Art. 5 – Clausola di esclusiva
[Opzionale] L’Organizzatore si impegna a non accettare sponsorizzazioni da parte di aziende concorrenti dello Sponsor per l’evento oggetto del presente accordo.Art. 6 – Risoluzione
In caso di inadempimento degli obblighi previsti dal presente contratto, la parte adempiente potrà risolvere il contratto previa comunicazione scritta, fermo restando il diritto al risarcimento del danno.Art. 7 – Trattamento dati personali
Le parti si impegnano a trattare i dati personali nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy (Regolamento UE 2016/679).Art. 8 – Foro competente
Per ogni controversia relativa all’interpretazione o esecuzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di [città].Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data:
Firma Organizzatore: ____
Firma Sponsor: ____