Affittare una sala ricevimento per un evento significa noleggiare uno spazio appositamente predisposto per ospitare occasioni speciali come feste, cerimonie, meeting, compleanni o matrimoni. Questa soluzione permette di disporre di un ambiente adeguato, spesso già attrezzato con sedie, tavoli, impianti audio e servizi aggiuntivi, in grado di accogliere comodamente gli invitati. Scegliere una sala ricevimento consente di organizzare l’evento in un luogo neutro e professionale, senza doversi preoccupare degli spazi domestici o dei limiti logistici della propria abitazione. Inoltre, affidandosi a strutture specializzate, si può contare su personale qualificato e su un’organizzazione efficiente, garantendo così che l’evento si svolga senza intoppi e in un contesto piacevole e curato.
Come scrivere affitto sala ricevimento per evento
Quando si redige un contratto di affitto per una sala ricevimenti destinata a un evento, è fondamentale che il documento sia chiaro, dettagliato e tuteli entrambe le parti coinvolte, ovvero il locatore (proprietario o gestore della sala) e il conduttore (chi affitta la sala). Innanzitutto, il contratto deve identificare con precisione le parti, riportando i dati anagrafici completi, inclusi nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e, se si tratta di persone giuridiche, la denominazione sociale, la sede legale e i dati del rappresentante legale.
Un elemento essenziale è la descrizione dettagliata dell’immobile oggetto della locazione. È necessario specificare l’indirizzo esatto, la tipologia della sala, la superficie calpestabile, le pertinenze incluse (come giardini, terrazze, parcheggi, cucine o guardaroba) e l’eventuale presenza di attrezzature o arredi messi a disposizione (sedie, tavoli, impianti audio, illuminazione, videoproiettori ecc.). È importante indicare se l’accesso a determinati spazi è condiviso con altri o esclusivo e precisare eventuali limiti di utilizzo.
Il contratto deve poi riportare la data dell’evento o delle giornate di utilizzo, l’orario di inizio e fine del possesso della sala, considerando anche il tempo necessario per l’allestimento e lo smontaggio. Vanno chiariti eventuali costi aggiuntivi se si richiede la disponibilità della sala al di fuori dell’orario pattuito. Bisogna inoltre stabilire il numero massimo di persone che potranno accedere alla struttura, in conformità alle normative di sicurezza e alle autorizzazioni comunali.
La parte economica è centrale: deve essere indicato l’importo esatto del canone di locazione, la modalità e i termini di pagamento (acconto, saldo, eventuale caparra confirmatoria o cauzione e le tempistiche di restituzione). Oltre al canone, vanno specificati eventuali costi extra, come servizi di pulizia, personale di sorveglianza, tecnico o altri servizi accessori, e il loro importo.
Un’altra informazione cruciale riguarda le responsabilità e gli obblighi delle parti. È necessario stabilire chi si occupa della pulizia prima e dopo l’evento, della raccolta differenziata dei rifiuti, della gestione degli impianti e della sicurezza. Devono essere indicate eventuali polizze assicurative richieste, sia per la responsabilità civile verso terzi sia per danni accidentali a cose o persone.
Il contratto dovrebbe prevedere le modalità di accesso e riconsegna della sala, indicando le condizioni in cui la stessa deve essere restituita, eventuali penali in caso di danni o ritardi, e i criteri per la verifica dello stato dei luoghi. È importante specificare le regole sull’utilizzo della sala, come divieti relativi a fumo, animali, uso di fuochi d’artificio o musica ad alto volume dopo determinati orari, in conformità ai regolamenti locali.
Devono essere riportate le condizioni per il recesso o la disdetta da parte di entrambe le parti, i termini di preavviso e le conseguenze economiche in caso di cancellazione dell’evento, sia totale che parziale. È opportuno inserire una clausola che disciplini la gestione di cause di forza maggiore, come calamità naturali o impossibilità sopravvenuta di svolgere l’evento.
Infine, il contratto deve richiamare il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza, agibilità della struttura, privacy e trattamento dei dati personali, nonché le eventuali autorizzazioni comunali o licenze necessarie per lo svolgimento dell’evento. Entrambe le parti devono dichiarare di aver letto, compreso ed accettato tutte le condizioni, firmando il documento in ogni pagina, e ricevendone copia per presa visione.
Esempio affitto sala ricevimento per evento
Modello di Contratto di Affitto Sala Ricevimento per Evento
Il presente contratto di affitto sala ricevimento viene stipulato tra:
Locatore: ____
Indirizzo: _
Recapito: ____
e
Conduttore: __
Indirizzo: _
Recapito: ____
Premesso che:
Il Locatore è proprietario della sala sita in __, idonea per l’organizzazione di eventi privati e aziendali.
Si conviene e si stipula quanto segue:
1. Oggetto del contratto
Il Locatore concede in affitto al Conduttore la sala ricevimento, comprensiva degli spazi accessori indicati nel prospetto allegato, per lo svolgimento dell’evento: ____, in data __, dalle ore alle ore .
2. Canone e modalità di pagamento
Il canone di affitto è stabilito in euro ____, da corrispondersi secondo le seguenti modalità:
- Acconto di euro ___ alla firma del contratto
- Saldo di euro entro il giorno dell’evento
3. Cauzione
, che verrà restituita entro __ giorni dalla fine dell’evento, previa verifica dello stato dei locali.
A garanzia di eventuali danni, il Conduttore versa una cauzione di euro4. Servizi inclusi
Nel canone sono inclusi i seguenti servizi: - Utilizzo sala e servizi igienici
- Pulizia iniziale e finale
- Utenze (luce, acqua, riscaldamento/raffrescamento)
- Servizio di sicurezza (se previsto)
- Parcheggio (se disponibile)
5. Obblighi del Conduttore
Il Conduttore si impegna a: - Utilizzare i locali esclusivamente per l’evento dichiarato
- Rispettare la capienza massima consentita
- Non apportare modifiche agli ambienti senza autorizzazione
- Riconsegnare i locali nelle condizioni originarie
6. Annullamento e recesso
In caso di annullamento da parte del Conduttore: - Entro __ giorni dall’evento sarà trattenuto il solo acconto
- Dopo tale termine sarà dovuto l’intero importo
7. Responsabilità
Il Conduttore è responsabile per danni arrecati ai locali, agli arredi e alle attrezzature. Il Locatore non risponde di furti o danni a beni personali degli ospiti.8. Foro competente
Per ogni controversia sarà competente il Foro di __.Letto, confermato e sottoscritto.
Data
Firma Locatore __
Firma Conduttore __