La richiesta contributo per evento è una comunicazione formale attraverso cui un’organizzazione, un’associazione o un privato si rivolge a enti pubblici, aziende o fondazioni per ottenere un sostegno economico destinato alla realizzazione di un evento specifico. Serve a presentare in modo chiaro le finalità dell’evento, il suo valore sociale o culturale e le motivazioni per cui si richiede un aiuto finanziario, illustrando anche in che modo il contributo sarà utilizzato e quali eventuali benefici o visibilità ne potranno derivare per il soggetto che offre il sostegno. In sostanza, questa richiesta mira a convincere il potenziale finanziatore dell’importanza dell’iniziativa e della bontà dell’investimento, rendendo possibile la concretizzazione dell’evento stesso.
Come scrivere richiesta contributo per evento
Per redigere una richiesta di contributo per un evento in modo professionale, è fondamentale fornire una panoramica completa e dettagliata che permetta all’ente o all’organizzazione destinataria di comprendere appieno la natura dell’evento, la sua rilevanza e l’utilizzo previsto delle risorse richieste. È essenziale iniziare la richiesta presentando l’ente o l’associazione che promuove l’evento, illustrandone la storia, le finalità statutarie, le attività precedenti e i valori che guidano la sua azione sul territorio o nel settore di riferimento. Questa introduzione permette di instaurare un rapporto di fiducia e di dimostrare la serietà e l’esperienza del soggetto proponente.
Successivamente, occorre descrivere in modo chiaro l’evento per il quale si richiede il contributo. Bisogna specificare la tipologia dell’evento (ad esempio, conferenza, festival, manifestazione sportiva, mostra, seminario), la data o il periodo di svolgimento, il luogo o i luoghi coinvolti e la durata complessiva. È importante spiegare le motivazioni che hanno portato all’organizzazione dell’evento, gli obiettivi che si intendono raggiungere e il contesto sociale, culturale o economico in cui si inserisce. Questo aiuta il destinatario della richiesta a comprendere l’impatto e l’utilità dell’evento, anche in relazione al pubblico a cui si rivolge. Bisogna inoltre descrivere il target dei partecipanti, specificando il numero atteso di persone, le fasce d’età coinvolte, la provenienza geografica e le eventuali categorie di interesse (studenti, professionisti, pubblico generico, ecc.).
Un’altra componente essenziale riguarda il dettaglio del programma previsto: occorre presentare le attività che si svolgeranno durante l’evento, le iniziative collaterali, gli ospiti di rilievo, i partner coinvolti e le modalità di svolgimento. È utile evidenziare eventuali elementi innovativi, la rilevanza culturale, sociale o scientifica dell’iniziativa e l’impatto positivo che essa potrà avere sulla comunità o sul settore di riferimento.
Per quanto riguarda la richiesta economica, è necessario specificare con chiarezza l’ammontare del contributo richiesto, motivando la cifra in relazione alle voci di spesa previste. È buona prassi allegare un budget dettagliato che indichi tutte le entrate e le uscite previste, distinguendo tra costi fissi e variabili, spese per materiali, servizi, personale, logistica, comunicazione e promozione, eventuali compensi, assicurazioni, permessi e altre voci pertinenti. Bisogna inoltre indicare le altre fonti di finanziamento già acquisite o in fase di richiesta, come sponsor privati, altre istituzioni pubbliche, autofinanziamento, e descrivere il piano di sostenibilità finanziaria dell’evento.
Un aspetto spesso decisivo è quello relativo alla visibilità garantita al soggetto che eroga il contributo: è opportuno spiegare in che modo verrà riconosciuto il supporto, ad esempio attraverso la presenza del logo sui materiali promozionali, la citazione nei comunicati stampa, la partecipazione a momenti istituzionali dell’evento o altre forme di visibilità concordabili. Questo dimostra attenzione nei confronti delle esigenze del finanziatore e può aumentare le probabilità di ottenere il contributo.
Infine, è importante concludere la richiesta indicando i riferimenti del referente dell’organizzazione, fornendo recapiti precisi per eventuali chiarimenti o approfondimenti, e allegando eventuali materiali informativi aggiuntivi come brochure, dossier di presentazione, curriculum degli organizzatori o lettere di endorsement. In questo modo, la richiesta risulterà completa, trasparente e convincente, facilitando la valutazione positiva da parte del soggetto destinatario.
Esempio richiesta contributo per evento
Modello di richiesta contributo per evento
Alla cortese attenzione di [Nome dell’Ente/Azienda/Associazione]
Oggetto: Richiesta contributo per l’organizzazione dell’evento “[Titolo dell’Evento]”
Spett.le [Nome Ente/Azienda/Associazione],
con la presente, l’Associazione [Nome Associazione], con sede in [indirizzo], desidera sottoporre alla Vostra attenzione la richiesta di un contributo per la realizzazione dell’evento “[Titolo dell’Evento]”, che si terrà in data [data] presso [luogo].
L’evento ha come finalità [descrivere brevemente lo scopo dell’evento, es. promuovere la cultura locale, sostenere una causa sociale, valorizzare il territorio, ecc.] e si rivolge a [descrivere il pubblico target, es. cittadini, studenti, famiglie, ecc.]. Nel corso della giornata sono previste le seguenti attività: [elencare brevemente le principali attività, es. conferenze, workshop, spettacoli, laboratori, ecc.].
Per la riuscita dell’iniziativa, siamo alla ricerca di partner e sostenitori che possano contribuire, attraverso un supporto economico o materiale, alla copertura delle spese organizzative, quali [elencare alcune voci di spesa rilevanti: affitto spazi, logistica, materiali, comunicazione, ecc.]. In cambio del Vostro prezioso contributo, saremo lieti di garantire visibilità al Vostro Ente/Azienda tramite i nostri canali di comunicazione e durante lo svolgimento dell’evento.
Allegati alla presente troverete una scheda di presentazione dettagliata dell’evento e il preventivo delle spese.
RingraziandoVi per l’attenzione e la sensibilità verso le iniziative che arricchiscono il nostro territorio, restiamo a disposizione per ulteriori informazioni o per un incontro di approfondimento.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Carica]
[Contatti: telefono, email]
[Data]