Una liberatoria per l’utilizzo del logo in eventi è un documento scritto in cui il proprietario del marchio concede all’organizzatore o a terzi il permesso di impiegare il proprio logo per attività promozionali e comunicative legate all’evento; serve a definire in modo chiaro i limiti e le condizioni d’uso — durata, ambito territoriale, formati, finalità consentite, eventuale compenso e responsabilità — così da proteggere il titolare da usi non autorizzati e chi usa il logo da contestazioni legali, garantendo al contempo il controllo sull’immagine del brand e la coerenza visiva nelle comunicazioni.
Come scrivere liberatoria utilizzo logo in eventi
Per predisporre una liberatoria per l’utilizzo di un logo in occasione di eventi è fondamentale che il documento contenga con precisione tutte le informazioni necessarie a definire diritti, limiti, responsabilità e modalità operative: occorre innanzitutto l’indicazione completa delle parti coinvolte, con ragione sociale, forma giuridica, codice fiscale o partita IVA, indirizzo della sede legale e nome e qualifica della persona che sottoscrive (anche con poteri di rappresentanza), così da evitare contestazioni sull’identità del concedente e del concessionario. La concessione d’uso deve essere descritta in termini inequivocabili: va specificato se si tratta di una licenza esclusiva o non esclusiva, l’ambito d’uso ammesso (per esempio utilizzo solo per la comunicazione dell’evento, per materiali promozionali cartacei, digitali, gadget, backdrop, video e streaming), il territorio in cui il logo potrà essere impiegato e la durata esatta dell’autorizzazione (con data e ora di inizio e fine, oppure condizioni per rinnovo), nonché se l’autorizzazione è limitata a una singola edizione dell’evento o estesa ad altre manifestazioni correlate.
Devono essere chiarite le modalità tecniche dell’utilizzo: il formato e le versioni del logo autorizzate, i file originali forniti dal titolare (vector, CMYK, RGB, risoluzioni minime), le regole di riproduzione relative a colori, dimensioni minime, spazio libero o “clear space”, proporzioni, sfondi ammessi o vietati e qualsiasi altra indicazione grafica o brand guideline che l’utilizzatore è obbligato a rispettare. È importante includere una clausola che preveda il controllo di qualità e la necessità di approvazione preventiva da parte del titolare del marchio per determinati materiali o utilizzi sensibili (per esempio campagne pubblicitarie, co‑branding, materiale che potrebbe essere percepito come controverso), stabilendo tempi e modalità per l’invio dei campioni e per la risposta. Se è previsto che il concessionario subappalti la stampa, la produzione o la comunicazione a fornitori terzi, la liberatoria deve disciplinare la possibilità di sublicenza, i limiti a tale possibilità e l’obbligo che i fornitori rispettino le stesse condizioni di uso e le brand guideline.
La liberatoria deve contenere espresse limitazioni d’uso: divieti di alterazione del logo (deformazioni, aggiunte testuali non autorizzate, effetti grafici non consentiti), divieti di associarlo a messaggi illegali, discriminatori, politici o contrari all’immagine del marchio, nonché divieti di uso che possano creare confusione con altri marchi o violare diritti di terzi. È opportuno che il testo includa le garanzie del concedente circa la titolarità del marchio e l’assenza di oneri che impediscano la concessione, oltre alla dichiarazione del concessionario di non avere diritti preesistenti che confliggano con quanto concesso. Vanno previste clausole di responsabilità e manleva: il concessionario deve manlevare e tenere indenne il titolare per danni derivanti da un uso non autorizzato o difforme dalle prescrizioni, per violazioni di diritti di terzi o per contenuti illeciti distribuiti con l’uso del logo; viceversa il titolare può assumere responsabilità qualora fornisca materiali difettosi o informazioni fuorvianti.
Aspetti economici e fiscali devono essere disciplinati chiaramente: se la licenza è gratuita va specificato, così come eventuali corrispettivi, modalità di pagamento, fatturazione, rimborsi spese e responsabilità per imposte o contributi. Se sono previsti incentivi in natura (fornitura di materiali, assistenza, visibilità reciproca) è bene descriverli nel dettaglio. La liberatoria dovrebbe regolare anche gli aspetti assicurativi e di gestione del rischio: obbligo per l’organizzatore di stipulare polizze RC per danni a terzi o coperture specifiche relative all’uso del materiale promozionale, nonché procedure da seguire in caso di violazioni o reclami.
È cruciale inserire le condizioni di cessazione e conseguenze della revoca: eventi che determinano la risoluzione automatica (violazione delle clausole di brand, uso improprio, fallimento), preavvisi necessari, termini e modalità per la cessazione dell’uso, obbligo di ritiro o distruzione dei materiali contenenti il logo, obbligo di cessare ogni diffusione online e di rimuovere file dai server o dagli store digitali. Per evitare lungaggini, può essere prevista una clausola che regolamenta la rimozione urgente in caso di violazione grave, e l’eventuale previsione di penali in caso di mancato rispetto delle istruzioni di cessazione.
Non possono mancare le clausole relative alla proprietà intellettuale e ai diritti connessi: una dichiarazione che il logo rimane di proprietà del concedente, che nessuna parte della liberatoria trasferisce la titolarità, e indicazioni su come verranno gestiti eventuali miglioramenti o adattamenti creativi. Occorre disciplinare la gestione dei diritti d’immagine e del copyright per fotografie e riprese dell’evento che includono il logo, prevedendo se il titolare può utilizzare tali materiali per proprie finalità promozionali e con quali limiti. Allo stesso tempo la liberatoria deve prevedere il rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali per qualsiasi raccolta, pubblicazione o condivisione di fotografie, video e nominativi, richiedendo consensi ove necessari e prevedendo obblighi di conformità al GDPR o alla normativa locale applicabile.
Dal punto di vista procedurale e formale, il documento deve indicare la legge applicabile, il foro competente per eventuali controversie e includere previsioni su mediazione o arbitrato se desiderato. Devono essere previste clausole accessorie come la divisibilità (se una clausola è invalida le altre restano in vigore), il divieto di cessione dei diritti senza consenso scritto, la possibilità di modifiche esclusivamente per iscritto, e la facoltà di effettuare controlli o audit per verificare il rispetto della liberatoria. Infine la sottoscrizione deve essere effettuata dal legale rappresentante con data e luogo, potendo essere prevista la firma digitale ove ammessa dalla normativa nazionale, e va conservata insieme a eventuali allegati tecnici (brand guidelines, file logo, esempi di uso autorizzato) che devono essere espressamente richiamati nel testo.
Per completezza va ricordato che la forma e il contenuto preciso di una liberatoria possono dipendere dalla giurisdizione e dal caso concreto: questioni come limitazioni contrattuali, impatti fiscali o obblighi di terzi possono richiedere clausole specifiche non generiche. Per questo motivo è consigliabile far redigere o rivedere la liberatoria da un professionista legale esperto in diritto della proprietà intellettuale e contrattuale prima della firma.
Esempio liberatoria utilizzo logo in eventi
Liberatoria per l’utilizzo del logo in eventi
- Parti
- Concedente (titolare del marchio/logo): _____
- Utilizzatore (organizzatore dell’evento): _____
- Premesse
- Evento: _____
- Data(e) dell’evento: _____
- Luogo: _____
- Oggetto della liberatoria
Il Concedente autorizza l’Utilizzatore a utilizzare il logo e/o marchio indicato di seguito per le finalità connesse all’Evento: _____ - Specifica del materiale
- Descrizione del logo/marchio fornito: _____
- Formati e file consegnati: _____
- Ambito d’uso consentito
L’autorizzazione comprende esclusivamente:- Uso su materiali promozionali cartacei (manifesti, volantini, brochure): Sì/No _____
- Uso su materiali digitali (sito web, social media, newsletter): Sì/No _____
- Uso su gadget e merchandising: Sì/No _____
- Uso su materiale scenografico e segnaletica durante l’evento: Sì/No
Altri usi autorizzati:
- Limitazioni
- È vietata la modifica sostanziale del logo senza consenso scritto del Concedente: Sì/No _____
- È vietato l’utilizzo del logo in contesti lesivi della reputazione del Concedente: Sì/No _____
- L’utilizzo non autorizzato oltre quanto previsto dovrà essere preventivamente concordato: Sì/No _____
- Durata e territorio
- Periodo di validità della liberatoria (data inizio – data fine): _____
- Ambito territoriale: _____
- Qualità e specifiche tecniche
L’Utilizzatore si impegna a rispettare le linee guida di utilizzo del marchio fornite dal Concedente, inclusi colori, proporzioni e spazi minimi: _____ - Proprietà intellettuale
Il Concedente mantiene la titolarità di tutti i diritti sul logo/marchio. Nessun diritto di proprietà è trasferito all’Utilizzatore oltre a quanto espressamente concesso nella presente liberatoria: Sì/No _____ - Indennizzo e responsabilità
L’Utilizzatore si impegna a manlevare e tenere indenne il Concedente da qualsiasi responsabilità, danno, richiesta o spesa derivante dall’uso del logo non conforme alle condizioni stabilite: Sì/No _____ - Risoluzione
In caso di violazione delle condizioni, il Concedente avrà il diritto di revocare immediatamente la liberatoria e richiedere la cessazione dell’uso del logo: Sì/No _____ - Comunicazioni
- Persona di riferimento Concedente (nome, ruolo, contatti): _____
- Persona di riferimento Utilizzatore (nome, ruolo, contatti): _____
- Trattamento dati
Le parti si impegnano a trattare i dati personali eventualmente scambiati nel rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati: Sì/No _____ - Legge applicabile e foro competente
La presente liberatoria è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia sarà competente il Foro di: _____ - Accettazione
Firmando la presente liberatoria le parti dichiarano di aver letto, compreso e accettato tutte le clausole.Luogo e data:
Concedente
Nome e Cognome:
Titolo/Qualifica:
Firma:Utilizzatore
Nome e Cognome:
Titolo/Qualifica:
Firma: _____