L’accordo per l’organizzazione di eventi sportivi è un documento formale stipulato tra due o più parti, come enti pubblici, società sportive, sponsor o gestori di impianti, che regola le condizioni e le responsabilità relative alla realizzazione di una manifestazione sportiva. Questo accordo stabilisce dettagli fondamentali come la data, il luogo, i compiti di ciascun soggetto coinvolto, le modalità di gestione della sicurezza, delle risorse economiche e della promozione dell’evento. Serve quindi a garantire che tutte le attività siano ben coordinate, a prevenire incomprensioni o conflitti tra le parti e a tutelare i diritti e i doveri di ciascun partecipante, assicurando il buon esito dell’evento sportivo.
Come scrivere accordo per organizzazione eventi sportivi
Un accordo per l’organizzazione di eventi sportivi rappresenta uno strumento fondamentale per la definizione dei rapporti tra le parti coinvolte e per la regolamentazione di tutti gli aspetti organizzativi, logistici, economici e legali dell’evento. Deve innanzitutto identificare in modo preciso le parti contraenti, ovvero chi organizza l’evento (ad esempio una federazione, un’associazione sportiva, un soggetto privato) e chi mette a disposizione le strutture o offre servizi correlati (come un ente proprietario di un impianto sportivo, sponsor, fornitori, enti pubblici o privati).
All’interno dell’accordo è essenziale specificare la natura dell’evento, descrivendone la tipologia (competizione agonistica, manifestazione amatoriale, torneo, esibizione, ecc.), la disciplina sportiva coinvolta, la data o le date di svolgimento, gli orari, la sede precisa e tutti i dettagli logistici, come la disponibilità di spazi accessori (spogliatoi, tribune, parcheggi, punti ristoro). Deve essere chiarito il programma delle attività e le modalità di svolgimento, compresi eventuali limiti di capienza, criteri di accesso del pubblico, gestione delle iscrizioni e delle prenotazioni, nonché la presenza di regolamenti tecnici e disciplinari a cui le parti e i partecipanti devono attenersi.
Un aspetto cruciale riguarda la distribuzione delle responsabilità. È fondamentale determinare chi è responsabile per la sicurezza degli atleti, del pubblico e dello staff, per l’adempimento degli obblighi assicurativi, per la gestione delle emergenze e per l’eventuale richiesta di autorizzazioni amministrative e permessi necessari (come il nullaosta delle autorità locali, il servizio sanitario, la copertura assicurativa contro infortuni, la presenza di personale medico e di steward).
L’accordo deve regolamentare anche gli aspetti economici, specificando la ripartizione delle spese e degli eventuali ricavi, le modalità di pagamento, il compenso per l’utilizzo delle strutture o dei servizi, i rapporti con gli sponsor e le modalità di esposizione dei marchi, la gestione di biglietteria, merchandising, diritti di immagine e diritti televisivi o di trasmissione. È importante includere una clausola relativa alla rendicontazione economica e alle modalità di suddivisione degli utili o delle perdite.
Un altro elemento fondamentale è la regolamentazione delle responsabilità civili e penali, attraverso la definizione di clausole di manleva e di copertura assicurativa per danni a persone o cose, sia per fatti riconducibili agli organizzatori sia per quelli imputabili ai partecipanti o al pubblico. Devono essere previste anche le modalità di risoluzione delle controversie, indicando eventualmente la giurisdizione competente, la possibilità di ricorrere ad arbitrato o mediazione, e le cause di risoluzione anticipata del contratto.
Infine, l’accordo deve prevedere le modalità di modifica del contratto, la durata dell’intesa, le condizioni di rinnovo o proroga, e le cause di forza maggiore che possano determinare la sospensione o l’annullamento dell’evento, come ad esempio eventi atmosferici avversi, calamità naturali, disposizioni delle autorità o emergenze sanitarie. È buona prassi indicare anche gli obblighi di comunicazione tra le parti, la tutela della privacy e il trattamento dei dati personali dei partecipanti secondo la normativa vigente, così come stabilire eventuali penali in caso di inadempimento.
Solo includendo in maniera dettagliata e puntuale tutte queste informazioni, l’accordo sarà in grado di tutelare efficacemente le parti coinvolte e di garantire il corretto svolgimento dell’evento sportivo.
Esempio accordo per organizzazione eventi sportivi
Modello di Accordo per Organizzazione Eventi Sportivi
Il presente Accordo (“Accordo”) viene stipulato in data [data] tra:
- [Nome dell’Organizzatore], con sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [numero], rappresentato da [nome e cognome], in qualità di [ruolo] (di seguito denominato “Organizzatore”);
e
- [Nome del Partner/Ente], con sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [numero], rappresentato da [nome e cognome], in qualità di [ruolo] (di seguito denominato “Partner”).
1. Oggetto dell’Accordo
L’Accordo ha per oggetto la collaborazione tra le parti per l’organizzazione e la gestione dell’evento sportivo denominato “[Nome Evento]”, che si terrà presso [luogo], in data [data].
2. Ruoli e Responsabilità
- L’Organizzatore si impegna a pianificare, promuovere e coordinare l’evento, curando tutti gli aspetti organizzativi e logistici.
- Il Partner si impegna a fornire supporto secondo le modalità descritte nell’Allegato A (ad esempio: sponsorizzazione, fornitura attrezzature, servizi, personale).
3. Durata
Il presente Accordo ha validità dalla data di sottoscrizione fino al termine dell’evento, e comunque fino all’espletamento di tutte le obbligazioni assunte dalle parti.
4. Aspetti Economici
Le parti concordano che:
- Il Partner corrisponderà all’Organizzatore un contributo economico di € [importo] entro il [data].
- L’Organizzatore si farà carico delle spese di [elenco spese], mentre il Partner coprirà i costi di [elenco spese].
5. Utilizzo dei Loghi e Materiali Promozionali
Entrambe le parti autorizzano l’utilizzo reciproco dei loghi e dei marchi esclusivamente per fini promozionali relativi all’evento, secondo le modalità concordate.
6. Copertura Assicurativa
L’Organizzatore garantisce la stipula di adeguata polizza assicurativa a copertura dei rischi relativi allo svolgimento dell’evento.
7. Risoluzione delle Controversie
Eventuali controversie derivanti dall’interpretazione o esecuzione del presente Accordo saranno risolte in via amichevole; in caso contrario, sarà competente il Foro di [città].
8. Clausole Finali
- Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
- Il presente Accordo è redatto in [numero] copie originali, una per ciascuna parte.
Letto, confermato e sottoscritto.
[Luogo], [data]
[Organizzatore]
[Partner]