Un’offerta commerciale per un evento aziendale è un documento professionale che presenta in modo chiaro e persuasivo i servizi, i costi e le condizioni proposte da un fornitore per la realizzazione di un evento. Serve a trasformare le esigenze e gli obiettivi del cliente in una soluzione concreta, indicando contenuti, tempistiche, budget e termini contrattuali, facilitando la valutazione e la comparazione tra proposte. Allo stesso tempo funge da riferimento operativo e legale per evitare fraintendimenti, supportare la negoziazione e avviare con chiarezza l’organizzazione dell’evento.
Come scrivere offerta commerciale evento aziendale
In qualità di esperto, spiego in modo approfondito quali informazioni non devono mai mancare in un’offerta commerciale destinata all’organizzazione di un evento aziendale, così da garantire chiarezza contrattuale, gestione efficiente e riduzione del rischio di incomprensioni. L’offerta deve iniziare con l’identificazione completa delle parti: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e codice fiscale del proponente, insieme ai recapiti del referente commerciale e del responsabile operativo che seguirà il progetto; analoghe informazioni devono essere riportate per il cliente o per l’ente committente, in modo che sia chiaro chi accetta e chi eroga la prestazione. È fondamentale includere una descrizione dettagliata dell’evento, non solo la tipologia (convegno, incentive, lancio prodotto, gala ecc.), ma anche gli obiettivi perseguiti, il concept creativo proposto, la data e gli orari previsti, la sede o le sedi coinvolte, eventuali vincoli logistici e il numero stimato e massimo dei partecipanti, precisando eventuali fasce di fluttuazione previste e le conseguenze economiche in caso di scostamenti significativi rispetto al numero concordato.
L’offerta deve chiarire in modo esplicito l’ambito dei servizi proposti, dettaglio che evita le ambiguità: vanno descritti i servizi inclusi (affitto location, allestimenti scenografici, palchi, impianti audio-video-luci, traduzione simultanea, hostess e steward, sicurezza, servizi di welcome e accoglienza, gestione iscrizioni e check-in, catering con menu specificati e opzioni per allergie, trasferimenti e ospitalità per relatori, produzione materiali cartacei o digitali, gestione contenuti e speaker, registrazioni video e live streaming, post-produzione, pulizie e smontaggio), indicando per ciascuno quali sono le prestazioni specifiche offerte, le quantità, le ore di servizio previste e la responsabilità sulla fornitura di materiali o attrezzature. È altrettanto importante segnalare in modo chiaro cosa non è incluso nell’offerta, ossia le esclusioni e gli eventuali servizi opzionali con relativi prezzi, così che il cliente comprenda esattamente i confini del preventivo.
La parte economica deve essere strutturata in modo trasparente e dettagliato: prezzo complessivo, ripartizione dei costi per voce (costo location, fornitura tecnica, catering, personale, trasporti, servizi creativi, produzione materiali, eventuali costi variabili per numero di partecipanti), aliquota IVA applicata e ogni altra tassa o onere, oltre alle condizioni e modalità di pagamento richieste (percentuale di caparra alla firma, scadenze per i saldi, modalità di emissione fattura, penali per ritardato pagamento). È opportuno inserire la validità dell’offerta, cioè il periodo entro cui le condizioni economiche sono garantite, e la proposta di revisione dei prezzi in caso di modifiche sostanziali rispetto ai presupposti iniziali (aumento dei costi delle materie prime, variazioni dei servizi richiesti, cambiamento di data o sede).
Devono essere dettagliate le tempistiche operative e il cronoprogramma, con milestone precise: data di conferma richiesta per bloccare location e fornitori, deadline per la consegna del materiale grafico o dei contenuti da parte del cliente, date per prove tecniche o rehearsals, orari di allestimento e smontaggio, e tempi per l’erogazione di report finali o consegna di materiali post-evento. Il documento dovrebbe indicare anche il referente operativo a cui il cliente potrà rivolgersi in ogni fase, con recapiti telefonici e orari di reperibilità, e come sarà gestito il briefing pre-evento.
La gestione dei rischi e la conformità normativa meritano una sezione esaustiva: politiche di cancellazione e penali in caso di postponement o annullamento, normative su responsabilità civile e assicurazioni (indicare le coperture assicurative del fornitore e la richiesta—se necessaria—di assicurazioni aggiuntive a carico del cliente), procedure di sicurezza sul lavoro e piani di emergenza, obblighi relativi a permessi, autorizzazioni comunali o SIAE per l’utilizzo di musica, autorizzazioni per effetti speciali o pirotecnica, limiti orari imposti dalle normative locali e rispetto delle norme HACCP per il catering. È essenziale specificare gli aspetti legati alla privacy e al trattamento dei dati personali, in ottemperanza al GDPR: chi sarà responsabile del trattamento dei dati dei partecipanti, dove saranno conservati, per quanto tempo, e le modalità di acquisizione del consenso per foto e riprese.
Dal punto di vista tecnico, l’offerta deve comprendere il rider tecnico con le specifiche degli impianti audio, video e luci previsti, i requisiti elettrici, la planimetria tipo o layout proposto, la capienza massima e il tipo di sedute, l’accessibilità per persone con disabilità, il controllo acustico e la compatibilità delle strutture esistenti con gli allestimenti proposti. Se sono previste registrazioni, dirette streaming o produzione di contenuti multimediali, vanno indicate qualità, formati di consegna, diritti di utilizzo e conservazione dei materiali, nonché le tempistiche per la consegna dei file finali.
Gli aspetti contrattuali e legali devono essere chiari e comprensivi: condizioni di accettazione dell’offerta (modalità e firme), termini di risoluzione e penali, clausole di forza maggiore, diritti di proprietà intellettuale su materiale creativo e registrazioni, eventuali vincoli di riservatezza e non divulgazione, e responsabilità per danni a terzi. È buona pratica allegare alla proposta documentazione di supporto come curriculum aziendale o case study pertinenti, certificazioni di qualità o di sicurezza, polizze assicurative e referenze, oltre a eventuali schede tecniche e planimetrie.
Infine, l’offerta dovrebbe proporre indicatori di successo che saranno utilizzati per valutare l’efficacia dell’evento, metodo e tempistiche per reportistica post-evento con dati su partecipazione, feedback, risultati degli obiettivi prefissati e suggerimenti per azioni successive, nonché condizioni per servizi a valore aggiunto dopo l’evento come archiviazione dei materiali, realizzazione di clip riassuntive o campagne di follow-up. Inserire tutte queste informazioni con chiarezza e trasparenza rende l’offerta uno strumento contrattuale solido che tutela entrambe le parti e facilita una collaborazione professionale e senza sorprese.
Esempio offerta commerciale evento aziendale
Offerta commerciale – Evento aziendale
Riferimento offerta:
Data emissione:
Cliente:
Indirizzo cliente:
Persona di riferimento:
Telefono:
Email:
Titolo evento:
Tipo di evento:
Obiettivo:
Numero partecipanti stimati:
Target partecipanti:
Durata evento:
Date e orari proposti:
Location proposta:
Indirizzo location:
Capienza location:
Tipologia spazi richiesti (es. sala plenaria, aree break, sale workshop):
Servizi inclusi nell’offerta:
- Project management e coordinamento: _____
- Accoglienza e registrazione partecipanti (numero operatori): _____
- Catering (tipologia e servizi inclusi): _____
- Menu per persona (colazione/pranzo/coffee break): _____
- Allestimenti sala e scenografia (descrizione): _____
- Noleggio attrezzature AV (microfoni, video, proiettori, schermi): _____
- Supporto tecnico in loco (numero operatori/ore): _____
- Materiale di comunicazione e segnaletica (badge, stampa, gadget): _____
- Sicurezza e steward: _____
- Pulizie finali: _____
- Logistica e trasporti (descrizione): _____
- Assicurazione evento: _____
Servizi opzionali (a richiesta):
- Intrattenimento (es. speaker, band, DJ): _____
- Servizi fotografici e video professionali: _____
- Live streaming e registrazione evento: _____
- Attività team building: _____
- Traduzione simultanea / interpreti: _____
- Altri servizi personalizzati: _____
Costi e preventivo:
- Quota base (organizzazione e coordinamento): € _____
- Location (affitto spazio e servizi base): € _____
- Catering (costo totale stimato): € _____
- Allestimenti e scenografia: € _____
- AV e supporto tecnico: € _____
- Personale (accoglienza, steward, tecnici): € _____
- Trasporti e logistica: € _____
- Materiali e stampa: € _____
- Assicurazioni e permessi: € _____
- Altri costi previsti: €
IVA (%):
Totale offerta (IVA inclusa): € _____Termini di pagamento:
- Condizioni: acconto del _% alla conferma (€ ___), saldo entro _ giorni dall’evento (€ ___)
- Modalità pagamento: bonifico bancario / carta / altro: _____
- Coordinate bancarie: Intestatario: , IBAN: , BIC/SWIFT:
Validità dell’offerta: l’offerta è valida fino al:
Politiche di cancellazione e modifica:
- Cancellazione fino a _ giorni prima: penale € ___ o % _____
- Cancellazione entro _ giorni: penale € ___ o % _____
- Modifiche richieste dal cliente: tempi e costi previsti: _____
Requisiti e responsabilità:
- Requisiti tecnici forniti dal cliente: _____
- Permessi e autorizzazioni a carico di: _____
- Responsabilità e limitazioni: _____
Tempistiche di conferma e attività principali:
- Scadenza conferma evento: _____
- Fasi operative e tempistiche (briefing, sopralluogo, allestimento, prova tecnica): _____
Referenze e note:
- Referenze clienti simili: _____
- Note aggiuntive:
Contatti per accettazione offerta:
Nome referente fornitore:
Telefono:
Email:Accettazione cliente:
Nome cliente (o azienda):
Nome e ruolo firmatario:
Data accettazione:
Firma: