Una liberatoria per la pubblicazione delle immagini di un evento è un documento di consenso con cui le persone ritratte autorizzano organizzatori o fotografi a usare, riprodurre e diffondere foto o video in cui compaiono, specificando ambiti d’uso (promozione, comunicazione, social, archivi), durata e eventuali limiti; serve a tutelare legalmente chi pubblica, garantendo che il soggetto sia informato e abbia dato il permesso, e a salvaguardare la privacy e i diritti d’immagine, con particolari cautele per i minori e indicazioni su revoca, compensi o attribuzione quando necessario.
Come scrivere liberatoria pubblicazione immagini per evento
Per una liberatoria per la pubblicazione di immagini relative a un evento è fondamentale che il documento contenga in modo chiaro e comprensibile la descrizione delle parti coinvolte, l’oggetto del consenso e l’estensione dei diritti che si intendono trasferire o concedere. Occorre identificare esplicitamente chi concede il consenso (nome completo, eventuale qualifica, indirizzo, contatti, data di nascita o altro elemento utile all’identificazione) e chi acquisisce il diritto di utilizzare le immagini (organizzatore dell’evento, fotografo, agenzia o altro soggetto), con i relativi riferimenti e la dichiarazione di chi è il titolare del trattamento dei dati personali ai sensi della normativa sulla protezione dei dati. Il documento deve inoltre indicare con precisione l’evento (nome, luogo, data/e) e specificare quali immagini o tipi di riprese sono oggetto della liberatoria: fotografie singole, riprese video, clip, registrazioni audio collegate, immagini del partecipante in primo piano o in contesto di gruppo. È utile chiarire se la liberatoria concerne soltanto immagini specifiche individuate al momento della firma oppure anche immagini future scattate nell’ambito di quell’evento.
Deve essere esplicitato il contenuto del diritto concesso: se si tratta di una semplice autorizzazione all’uso, di una licenza non esclusiva o esclusiva, o di un trasferimento completo di diritti d’autore; va indicato quali usi sono ammessi, ad esempio pubblicazione su siti web, social media, materiale promozionale e pubblicitario, stampa, broadcast, comunicati stampa, archiviazione interna, formazione, o cessione a terzi per scopi correlati. Occorre definire anche la modalità di utilizzo consentita: riproduzione, adattamento, modifica e montaggio delle immagini, creazione di opere derivate e possibilità di sublicenza a partner e distributori. Va precisata la durata della autorizzazione (a tempo determinato o perpetuo), il territorio di efficacia (nazionale, europeo, mondiale) e la lingua in cui si interpreta il contratto, perché tali elementi condizionano la portata dei diritti trasferiti.
Sotto il profilo economico il testo deve indicare se è previsto un corrispettivo e, in caso positivo, il suo ammontare e le modalità di pagamento; se invece si tratta di una rinuncia a qualsiasi compenso, la liberatoria dovrebbe contenere una dichiarazione esplicita in tal senso. È importante prevedere disposizioni relative alla tutela della reputazione e alla responsabilità: una liberatoria normalmente include una dichiarazione con cui la persona autorizza l’uso della propria immagine e rinuncia a eventuali pretese future in relazione a tali usi, nonché una clausola che esonera l’organizzatore o il fotografo da responsabilità per l’uso autorizzato, fermo restando il rispetto di legge. Può essere inserita una manleva a carico del concedente per pretese di terzi derivanti dall’uso autorizzato delle immagini, oppure una clausola di indennizzo a carico dell’organizzatore in particolare ipotesi tecniche.
Dal punto di vista del diritto d’autore e dei diritti morali occorre chiarire chi detiene la titolarità delle fotografie: il fotografo, quale autore, conserva i diritti morali che in molte giurisdizioni non sono pienamente cedibili (diritto all’integrità dell’opera, al riconoscimento della paternità), pertanto la liberatoria dovrebbe specificare che la licenza concessa riguarda i diritti patrimoniali e le modalità di sfruttamento, mentre le eventuali esigenze di attribuzione o le limitazioni all’alterazione dell’immagine devono essere precise se si intendono imporre vincoli. Se si desidera la cessione integrale dei diritti patrimoniali, la formulazione deve essere esplicita e compatibile con la legge applicabile; in caso contrario è preferibile concedere una licenza ampia e trasferibile, con facoltà di concedere sublicenze.
Sotto il profilo della protezione dei dati personali, specialmente in ambito europeo, la liberatoria deve contenere le informazioni richieste dal GDPR: l’identità e i contatti del titolare del trattamento, le finalità del trattamento delle immagini (es. promozione dell’evento, comunicazione istituzionale, archiviazione), la base giuridica del trattamento (il consenso liberamente espresso), i destinatari o le categorie di destinatari delle immagini (es. partner, agenzie stampa, fornitori di servizi di hosting), l’eventualità di trasferimenti verso paesi terzi e le relative garanzie, il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo, e i diritti della persona interessata (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità dei dati) con l’indicazione di come esercitarli e del diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo. Il modulo dovrebbe anche spiegare che il consenso è volontario e che il rifiuto non può pregiudicare la partecipazione all’evento, salvo casi specifici in cui la ripresa sia necessaria per la partecipazione stessa.
Se il soggetto ripreso è un minore, la liberatoria deve contenere la dichiarazione del genitore o del tutore legale che esercita la responsabilità genitoriale, con l’indicazione del grado di parentela, i dati anagrafici e, se richiesto dalla prassi o dalla legge locale, copia di un documento di identità. Occorre esplicitare che il genitore ha la competenza a dare il consenso e che comprende le finalità e le modalità d’uso delle immagini. In molti ordinamenti la maggiore età per l’autonomia contrattuale è 18 anni, quindi per i minori è sempre raccomandabile ottenere il consenso scritto del rappresentante legale; per i minori più grandi è opportuno accompagnare la firma del genitore con una spiegazione in termini semplici comprensibile per il ragazzo.
La liberatoria dovrebbe inoltre regolare eventuali limitazioni specifiche rispetto all’uso dell’immagine, ad esempio divieti di utilizzare le immagini in contesti che possano risultare diffamatori, pornografici o lesivi della dignità della persona, o l’obbligo di informare la persona quando l’immagine è impiegata per campagne particolarmente sensibili. Se è prevista la possibilità di modificare o ritoccare le immagini, il documento deve precisare fino a che punto tali alterazioni sono ammesse e se il soggetto ha diritto a opporsi a modifiche che nedegnino l’integrità o ne alterino l’identità in maniera significativa.
Sul piano formale la liberatoria deve essere datata e sottoscritta dalla persona che concede il consenso; la firma deve essere accompagnata da nome completo scritto in stampatello per una corretta identificazione e, se opportuno, da dati di contatto aggiornati (indirizzo, email, telefono). Per una maggiore certezza probatoria è utile indicare il luogo di sottoscrizione e prevedere, quando possibile, la firma in presenza di un testimone o la raccolta della firma digitale/autenticata in conformità alle norme locali. Se il modulo viene usato per una grande platea di partecipanti, è buona prassi stampare e consegnare una copia firmata al partecipante o inviargliene una via email, insieme alle informazioni sul trattamento dei dati.
Infine è opportuno che il testo sia redatto in linguaggio chiaro e non eccessivamente tecnico, con una sezione che sintetizzi le conseguenze immediate del consenso e con l’indicazione di un contatto a cui rivolgersi per chiarimenti. La liberatoria dovrebbe essere adattata alla normativa locale applicabile: le legislazioni nazionali possono prevedere limiti alla cessione dei diritti, regole specifiche per l’uso dell’immagine di minori, o requisiti aggiuntivi in materia di privacy e diritto d’autore; per questi motivi è consigliabile far revisionare il modulo da un legale esperto nella giurisdizione interessata prima di farne uso sistematico.
Esempio liberatoria pubblicazione immagini per evento
LIBERATORIA PER LA PUBBLICAZIONE DI IMMAGINI E RIPRESE AUDIO/VIDEO
Io sottoscritto/a: _____________
Nato/a a: _____________ il: _____________
Residente in: _____________ (via/piazza, CAP, Città)
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
DICHIARO E AUTORIZZO quanto segue:
1. Oggetto dell’autorizzazione
Autorizzo l’organizzazione/ente: _____________ con sede in: _____________ a utilizzare le immagini, le fotografie e le registrazioni audio/video (di seguito “materiale”) nelle quali appaio o che raffigurano la mia immagine, realizzate in occasione dell’evento: _____________ che si è svolto in data: _____________ presso: _____________.
2. Finalità e modalità d’uso
Il materiale potrà essere utilizzato, riprodotto, pubblicato, diffuso, esposto e distribuito, in tutto o in parte, su qualsiasi supporto e mezzo conosciuto o futuro (inclusi ma non limitati a: stampa, affissione, materiale promozionale, sito web, piattaforme social, newsletter, archivio), per scopi informativi, promozionali e istituzionali, senza limiti di tempo e territorio.
3. Cessione dei diritti
Dichiaro di cedere all’organizzazione/ente sopra indicato, a titolo gratuito e senza obbligo di corrispettivo, tutti i diritti di utilizzazione economica e non economica sul materiale sopra descritto, inclusi i diritti di riproduzione, elaborazione, pubblicazione e diffusione.
4. Rinuncia a rivendicazioni
Rinuncio espressamente a qualsiasi pretesa economica o di altro genere derivante dall’uso del materiale nei modi e per le finalità sopra indicate e dichiaro di non avanzare contestazioni relative all’uso della mia immagine nei limiti della presente liberatoria.
5. Trattamento dei dati personali
Autorizzo il trattamento dei miei dati personali e delle immagini ai fini della pubblicazione e diffusione sopra indicate, in conformità alla normativa vigente sulla protezione dei dati personali.
6. Minorenne (se applicabile)
Se il soggetto ripreso è minorenne indicare i dati del genitore/tutore che presta il consenso:
Nome e cognome del genitore/tutore: _____________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Dichiaro di essere genitore/tutore legale del minore: _____________ nato/a a: _____________ il: _____________ e di acconsentire alla presente liberatoria.
7. Altre condizioni (facoltativo)
Eventuali limitazioni o specifiche richieste: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma del dichiarante: _____________
Firma del genitore/tutore (se il soggetto è minorenne): _____________