La presentazione di un evento gastronomico è un testo o un intervento che racconta l’idea, l’atmosfera e i contenuti dell’evento, spiegando chi sono i protagonisti, quale esperienza culinaria verrà offerta e perché l’evento è interessante o unico. Serve a informare e a persuadere: chiarisce il concept per il pubblico e per i media, attira partecipanti e sponsor, facilita la comunicazione logistica e promozionale e crea aspettativa, trasformando un programma e un menu in un racconto coinvolgente che valorizza il brand e aumenta la partecipazione.
Come scrivere presentazione evento gastronomico
Come esperto ti spiego in modo approfondito quali informazioni non possono mancare in una presentazione di un evento gastronomico, così da fornire a organizzatori, sponsor e pubblico una visione completa e professionale. Innanzitutto la presentazione deve descrivere chiaramente il concetto e il tema dell’evento: l’idea creativa che lo anima, la proposta sensoriale (ad esempio degustazione tematica, cena a più mani, festival di street food, showcooking), il perché è rilevante e quale esperienza unica si intende offrire ai partecipanti. È importante spiegare gli obiettivi misurabili: ricerca di brand awareness, raccolta fondi, lancio di prodotto, promozione del territorio o sperimentazione culinaria, così da allineare aspettative e metriche di successo.
Devono essere specificati data, orario e durata prevista, con eventuali fasce orarie per attività parallele. La location richiede una descrizione dettagliata: indirizzo, capienza massima, layout degli spazi (sale, cucina, aree esterne), planimetria se disponibile, caratteristiche tecniche come impianti elettrici e idraulici, dotazioni audio-video, accessibilità per persone con disabilità, parcheggi e collegamenti con i mezzi pubblici. Per la parte culinaria occorre una presentazione approfondita del menu e del concept gastronomico: descrizione dei piatti proposti, struttura del servizio (buffet, plated dinner, degustazione a portate, food truck), abbinamenti enogastronomici, vini e bevande selezionate, opzioni per intolleranze e preferenze alimentari (vegetariano, vegano, senza glutine, ecc.), e indicazione della provenienza delle materie prime, delle tecniche di preparazione e dell’attenzione alla stagionalità e alla sostenibilità.
I protagonisti vanno presentati con profili professionali: chef, sommelier, pizzaioli o artigiani coinvolti, con breve biografia, esperienze, riconoscimenti e ruolo specifico durante l’evento; è utile dettagliare anche lo staff operativo, lo staff sala, i responsabili logistica e sicurezza, con le principali responsabilità. Nell’ambito delle collaborazioni, occorre indicare partner e sponsor coinvolti, la natura della collaborazione (fornitura, sponsorizzazione tecnica o finanziaria, media partner) e i benefici offerti a ciascuno, inclusi pacchetti di visibilità e diritti di immagine.
La parte economica è cruciale: la presentazione deve contenere un budget di massima con voci principali di costo e fonti di ricavo previste, politica di pricing per i biglietti (tipologie di biglietto, inclusioni, eventuali early bird o pacchetti VIP), politiche di rimborso e condizioni di vendita. È altrettanto importante illustrare il piano operativo e il programma dettagliato che descriva il flusso della serata o del giorno, con orari indicativi per allestimento, accoglienza, inizio attività, intermezzi, chiusura e smontaggio; vanno segnalate le attività collaterali previste come laboratori, masterclass, show cooking, talk e intrattenimento musicale, precisando durata e relatori o performer.
Dal punto di vista logistico e normativo la presentazione dovrebbe includere la gestione delle forniture e della conservazione degli alimenti (catena del freddo, fornitura continua, piani di approvvigionamento), le autorizzazioni necessarie (permessi sanitari, licenze per somministrazione e vendita di alcol, occupazione suolo pubblico se applicabile), le procedure HACCP e le misure di sicurezza e primo soccorso. Vanno descritti i piani per la gestione dei rifiuti e la sostenibilità ambientale: riduzione degli sprechi, materiali compostabili o riciclabili, strategie per ridurre l’impronta carbonica e comunicare queste pratiche ai partecipanti.
La comunicazione e il marketing devono essere ben definiti nella presentazione: il posizionamento dell’evento, il pubblico target con segmentazione demografica e comportamentale, i messaggi chiave, i canali di promozione scelti (social network, PR, stampa, influencer, mailing e collaborazioni locali), il piano editoriale e i materiali creativi previsti (visual, press kit, contenuti fotografici e video). È utile inserire i KPI attesi per misurare il successo (numero di partecipanti, tasso di vendita dei biglietti, engagement online, copertura mediatica) e il piano per il monitoraggio post-evento attraverso survey, raccolta di feedback, analisi dei dati di vendita e report stampa.
Non vanno dimenticate le politiche relative a privacy, diritti di immagine e riprese fotografiche o video durante l’evento, nonché le coperture assicurative previste per responsabilità civile, danni a terzi o annullamento. Il documento dovrebbe anche prevedere scenari di contingenza: piani alternativi in caso di maltempo, deficit di forniture, assenze di personale chiave, late deliveries e come gestire comunicazioni di emergenza verso il pubblico. Per completare la visione dell’esperienza, è opportuno includere dettagli sul guest journey: procedure di accoglienza, check-in e accrediti, segnaletica, disposizione dei tavoli, servizio in sala, tempistica delle portate, e possibilità di gestione VIP o ospiti speciali con servizi dedicati.
Infine, una timeline di realizzazione con tappe fondamentali e scadenze per prenotazioni, conferme di fornitori, permessi e campagne di comunicazione aiuta a dimostrare la fattibilità. Inserire esempi concreti o benchmark di eventi passati, insieme a una fotografia dell’audience ideale e delle aspettative qualitative sull’esperienza sensoriale, renderà la presentazione più convincente e immediata per chi deve decidere di investire, partecipare o collaborare.
Esempio presentazione evento gastronomico
Presentazione evento gastronomico
Nome evento:
Sottotitolo:
Data e ora:
Luogo (indirizzo e sala):
Organizzatore/i:
Contatti organizzazione (telefono/email):
Descrizione sintetica dell’evento:
Obiettivi principali:
Target partecipanti:
Numero posti / capacità:
Concept gastronomico e tema:
Chef / food partner:
Menu previsto – Antipasto:
Menu previsto – Primo:
Menu previsto – Secondo:
Menu previsto – Dessert:
Opzioni vegetariane / vegane / allergie: _____
Programma orario dettagliato:
- Accoglienza: _____
- Apertura / introduzione: _____
- Degustazione / servizio pasti: _____
- Talk / dimostrazione / showcooking: _____
- Chiusura / ringraziamenti:
Esperienze collaterali (workshop, abbinamenti vini, intrattenimento):
Fornitori e partner tecnico-logistici:
Allestimento (layout tavoli, decorazioni, segnaletica):
Attrezzature necessarie (cucina mobile, forni, tavoli, sedie, audio):
Norme igiene e sicurezza previste:Piano comunicazione e promozione (canali, tempistiche, materiali):
Materiale grafico e press kit necessario:
Gestione accrediti e welcome kit:
Prezzi e tipologie biglietti (early bird, VIP, ridotti):
Modalità di prenotazione e pagamento:
Politica di cancellazione e rimborso:KPI e criteri di successo (numero partecipanti, ricavi, copertura media):
Metodo raccolta feedback (survey, commenti social):
Budget stimato (voci principali: location, food & beverage, staff, comunicazione):
Responsabile progetto / referente sul posto:
Contatti emergenza durante l’evento:Note aggiuntive / richieste particolari: