Un programma per un evento aziendale è il documento narrativo e operativo che coordina contenuti, tempi e ruoli per garantire che la giornata risponda agli obiettivi aziendali. Serve a orientare partecipanti e team organizzativo, delineando l’ordine delle attività, la durata degli interventi, i momenti di pausa e le responsabilità, in modo che la comunicazione risulti coerente e l’esecuzione scorra senza intoppi. Ben scritto, il programma anticipa aspettative, facilita la gestione delle risorse e delle emergenze e contribuisce a valorizzare il messaggio aziendale, trasformando un insieme di singoli elementi in un’esperienza efficace e misurabile.
Come scrivere programma evento aziendale
Un programma per un evento aziendale deve offrire ai partecipanti tutte le informazioni necessarie per comprendere il senso dell’incontro, orientarsi logisticamente e sfruttare al meglio le opportunità offerte; per questo motivo dovrebbe descrivere con chiarezza l’obiettivo e il contesto dell’evento, indicando la missione dell’iniziativa, i risultati attesi e il pubblico di riferimento, così che ogni partecipante sappia perché è stato invitato e cosa ci si aspetta dalla sua partecipazione. È fondamentale specificare nome ufficiale dell’evento, data e fascia oraria completa comprensiva di ora di inizio, pause e ora di chiusura, nonché il fuso orario se sono coinvolti partecipanti da regioni diverse; la sede va descritta in modo preciso con indirizzo completo, piano e stanza/aula, eventuale mappa o link a mappe interattive e indicazioni per i principali punti di riferimento, accessi e ingressi alternativi. Il programma deve contenere l’agenda temporale dettagliata: ogni sessione con orario di inizio e fine, durata prevista, titolo della sessione, tipologia (plenario, workshop, tavola rotonda, intervento singolo), luogo specifico della sessione e eventuali attività collaterali come coffee break, lunch, eventi sociali o visite guidate; è importante che gli orari includano tempi di transizione realistici per allestimenti e spostamenti tra sale.
Per ciascun intervento occorre fornire informazioni sul relatore o sui relatori: nome completo, ruolo e affiliazione aziendale, breve biografia professionale, eventuale foto e il titolo dell’intervento accompagnato da una sintesi dei contenuti e dagli obiettivi formativi o informativi. Vanno indicati anche i dettagli operativi relativi ai materiali e alle attrezzature tecniche: tipologia e formato dei file da usare (PowerPoint, PDF), deadline per la consegna delle slide, previsione di microfoni (wireless/lavalier), proiettori e risoluzioni dello schermo, adattatori richiesti, connessione Wi‑Fi e credenziali, persona o team di supporto AV con recapiti e orari di reperibilità; se sono previsti supporti speciali come interpretariato simultaneo, sottotitoli, streaming live o registrazione video/audio, il programma dovrebbe spiegare come accederne e segnalare eventuali limitazioni o fastidi.
Le informazioni logistiche per i partecipanti sono essenziali: modalità e orari di registrazione e check‑in, dove ritirare badge, materiale dell’evento e gadget, presenza di guardaroba o deposito bagagli, indicazioni su parcheggi dedicati, navette, stazioni o fermate dei mezzi pubblici più vicine e, se necessario, informazioni per il rimborso o prenotazione di trasferimenti. Occorre prevedere una sezione che chiarisca aspetti pratici come dress code, requisiti per l’ingresso (ad esempio badge visibile), eventuali quote di partecipazione, modalità di pagamento accettate, fatturazione e informazioni fiscali, nonché la politica di cancellazione o rimborso. Per eventi con ospiti ospiti esterni o VIP, il programma dovrebbe specificare i protocolli di accoglienza, punti di incontro dedicati e un contatto organizzativo per esigenze particolari.
Aspetti di sicurezza, salute e conformità non vanno trascurati: devono essere indicate le procedure di emergenza, le vie di fuga e i punti di raccolta, i numeri utili (pronto soccorso interno, centrale, sicurezza dell’evento), la presenza di personale di primo soccorso e la posizione dei defibrillatori se presenti; se applicabile, includere le norme su salute pubblica (ad es. protocolli COVID, obbligo di test o certificazioni), le misure di protezione individuale e le disposizioni per la privacy e il trattamento dei dati dei partecipanti in conformità con la normativa vigente. Il programma dovrebbe inoltre chiarire la policy su foto, video e copertura mediatica: se è prevista registrazione, se i materiali saranno condivisi dopo l’evento, come richiedere il non essere ripresi e come ottenere autorizzazioni per la diffusione dei contenuti.
Per facilitare relazioni e visibilità commerciale, è utile includere informazioni su sponsor e partner con l’indicazione delle modalità di riconoscimento che essi riceveranno, la collocazione degli stand, orari di attività espositive, e le opportunità di networking previste; se sono attivati strumenti digitali per il networking (app dell’evento, piattaforma per meeting one‑to‑one, QR code per scambiare contatti), il programma deve spiegare come accedere, creare il profilo e partecipare alle sessioni di match‑making. Per garantire una buona esperienza dei relatori e degli organizzatori, il programma dovrebbe contenere istruzioni operative chiare: orario di arrivo consigliato per speaker e moderatori, tempi per le prove tecniche, modalità di consegna del materiale, regole per la gestione delle domande dal pubblico e il ruolo dei moderatori, oltre ai contatti diretti del team operativo e dei responsabili di sala.
Accessibilità e inclusività devono essere documentate: indicare se la sede è accessibile con sedia a rotelle, la disponibilità di posti riservati, servizi igienici adattati, possibilità di assistenza per persone con disabilità sensoriali, traduzione simultanea o interpretariato LIS e versioni in stampa a caratteri grandi; segnalare come i partecipanti possano richiedere accomodamenti particolari con anticipo. È importante anche prevedere una versione digitale del programma che sia facilmente scaricabile o consultabile tramite app, con link utili, mappe interattive, descrizioni consultabili per parola chiave e possibilità di aggiornamento in tempo reale per comunicare eventuali cambi di programma.
Infine, il programma dovrebbe completarsi con indicazioni sul follow‑up e sulle aspettative post‑evento: come e quando verranno distribuite le presentazioni e le registrazioni, modalità di raccolta dei feedback o dei questionari di soddisfazione, tempistiche per la consegna di attestati di partecipazione o crediti formativi, e metriche o KPI che l’organizzazione intende monitorare per valutare il successo dell’evento. Un buon programma racchiude quindi obiettivi chiari, agenda dettagliata, informazioni su relatori e contenuti, disposizioni logistiche e tecniche, norme di sicurezza e privacy, dettagli su sponsor e networking, regole per la fruizione dei materiali e un piano di comunicazione post‑evento, il tutto redatto in modo chiaro, coerente e facilmente consultabile in formato sia cartaceo sia digitale.
Esempio programma evento aziendale
Programma evento aziendale
Dettagli evento
Nome evento:
Data:
Orario inizio:
Orario fine:
Sede / indirizzo:
Numero partecipanti previsti:
Tipologia evento (conferenza, workshop, team building, ecc.):
Obiettivo principale:
Target e partecipanti
Target audience:
Lista invitati chiave:
Relatori esterni previsti:
Staff interno coinvolto:
Agenda dettagliata
Slot 1 — Orario: | Attività: | Durata: | Responsabile: | Luogo:
Slot 2 — Orario: | Attività: | Durata: | Responsabile: | Luogo:
Slot 3 — Orario: | Attività: | Durata: | Responsabile: | Luogo:
Slot 4 — Orario: | Attività: | Durata: | Responsabile: | Luogo:
Slot 5 — Orario: | Attività: | Durata: | Responsabile: | Luogo:
Note agenda / tempi:
Relatori e moderatori
Nome relatore 1: | Titolo intervento: | Durata: | Bio / note:
Nome relatore 2: | Titolo intervento: | Durata: | Bio / note:
Moderatore: | Contatto:
Logistica e allestimenti
Contatto location: | Orario accesso location:
Allestimento sala (platea, tavoli, isole):
Planimetria / seating plan:
Reception / check-in: | Sistema registrazione:
Segnaletica interna:
Area back-stage / green room:
Sicurezza e primo soccorso:
Tecnologia e AV
Proiettori / schermi:
Microfoni (lav, mano):
Sistema audio:
Connessione internet / Wi‑Fi: | Credenziali:
Supporto tecnico on-site: | Orario presenza:
Catering
Tipologia servizio (coffee break, pranzo, aperitivo):
Numero coperti:
Menu e opzioni dietetiche:
Orario servizio:
Fornitore catering: | Contatto:
Comunicazione e materiali
Inviti / RSVP inviati il: | Piattaforma RSVP:
Materiali per i partecipanti (cartaceo / digitale):
Gadget / kit evento:
Walkthrough presentazioni e slide:
Hashtag ufficiale: | Comunicati stampa:
Registrazione e accrediti
Piattaforma registrazione:
Deadline iscrizione:
Badge e credenziali:
Procedure check-in:
Report partecipanti pre-evento:
Fornitori e contratti
Fornitore AV: | Referente: | Numero contratto:
Fornitore catering: | Referente: | Numero contratto:
Allestimenti / alloggi:
Trasporti ospiti:
Budget
Budget totale:
Voce principale 1: | Importo:
Voce principale 2: | Importo:
Voce imprevisti (10%):
Gestione rischi e contingenze
Piano maltempo / emergenze:
Contatti di emergenza:
Procedure cancellazione / rimborso:
Piano di continuità eventi online:
KPI e follow-up
Obiettivi misurabili (partecipazione, NPS, lead):
Survey post-evento invio: | Tempistica:
Report finale: | Scadenza:
Azioni follow-up commerciale:
Contatti principali
Project manager evento: | Telefono: | Email:
Responsabile logistica: | Telefono: | Email:
Responsabile comunicazione: | Telefono: | Email:
Check-list pre-evento (da completare)
Permessi e autorizzazioni:
Test AV completo:
Conferma relatori e materiali:
Allestimento e prove:
Brief staff e volontari:
Note finali / commenti: _____