La lettera di invito a convegno è una comunicazione formale inviata da organizzatori di eventi, istituzioni accademiche, società o individui responsabili della gestione di un convegno, con lo scopo di sollecitare la partecipazione di una persona o di un ente. Questa lettera viene di solito indirizzata a professionisti del settore, accademici, esperti, relatori potenzialmente interessati oppure a membri invitati per contribuire al programma dell’evento.
Il tono della lettera è tipicamente professionale e cortese e ha una struttura ben definita per garantire che il destinatario riceva tutte le informazioni necessarie riguardo all’evento, come la data, il luogo, il tema del convegno e il programma. Inoltre, viene spesso specificata l’importanza del contributo che il destinatario potrebbe dare con la sua partecipazione, che si tratti di una presentazione, di un discorso o di una partecipazione ad un panel di discussione.
La chiarezza è fondamentale in una lettera di invito a convegno. Dovrebbe fornire anche dettagli logistici quali istruzioni per la registrazione, informazioni sugli alloggi e sui viaggi, e spesso menziona se sono disponibili finanziamenti o compensi per i partecipanti, come il rimborso delle spese di viaggio o un onorario per i relatori.
L’obiettivo di una lettera di invito a convegno è quella di comunicare il valore del convegno sia sulla base del contenuto scientifico o professionale che su quello della rete di contatti che si può sviluppare durante l’evento. Essa vuole suscitare interesse nel destinatario e persuaderlo a partecipare, facendogli sentire che la sua presenza sarebbe preziosa e benefica sia per lui sia per l’organizzazione dell’evento.
Come scrivere una Lettera di invito a convegno
La lettera di invito a convegno, come spiegato nel dettaglio sul sito Letteraok.com, è un documento formale che si utilizza per chiedere la partecipazione di una persona, un relatore, un ospite d’onore, o un partecipante a un evento scientifico, professionale, accademico o aziendale. Questo tipo di lettera deve essere strutturato con cura, al fine di comunicare tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di decidere se prendere parte all’evento e di organizzare la propria partecipazione.
Innanzitutto, salutare cortesemente il destinatario è essenziale; ciò imposta il tono della lettera e mostra rispetto. Segue l’introduzione, che può contenere una breve presentazione di chi invita, se non si tratta di un’entità conosciuta dal destinatario, e il motivo dell’invito. È importante qui dare contesto: quale è l’organizzazione che sta convocando il convegno, quali sono i suoi obiettivi e perché si sta organizzando l’evento.
Un punto fondamentale è la descrizione dell’evento stesso. Bisogna indicare il titolo ufficiale del convegno, la sua natura, gli obiettivi specifici e eventualmente il tema principale. Se l’evento prevede diverse sessioni o tracce, è opportuno evidenziare quelle che potrebbero essere di particolare interesse per il destinatario.
Successivamente, la lettera deve fornire dettagli logistici precisi. La data e l’orario sono ovviamente cruciali; il destinatario deve sapere quando l’evento si svolgerà. Anche la sede è fondamentale: dove avrà luogo il convegno? Si dovrebbe fornire l’indirizzo completo e, se necessario, delle indicazioni per raggiungere il luogo o informazioni riguardanti alloggi, trasporti e parcheggi. Inoltre, se il convegno si svolge su più giorni, potrebbe essere utile fornire un programma sommario o dettagliato.
È anche cortesia e prassi informare il destinatario su quali spese saranno coperte dagli organizzatori. Per esempio, si potrebbe coprire il viaggio, l’alloggio, i pasti o una combinazione di tali spese, oppure si potrebbe richiedere la partecipazione a titolo oneroso.
Se l’invito è diretto a un potenziale relatore, è necessario fornire dettagli sul tipo di contributo che si aspetta da lui: una keynote speech (conferenza magistrale), una presentazione in una sessione specifica, la partecipazione a un panel di esperti, ecc. In questo caso, è utile fornire linee guida su lunghezza e formato dell’intervento, così come eventuali date di scadenza per la presentazione di abstract o materiali.
Non si deve dimenticare di includere i contatti per eventuali chiarimenti o conferme. Il destinatario della lettera potrebbe avere bisogno di ulteriori informazioni o potrebbe voler discutere della propria partecipazione; quindi, è importante fornire un numero di telefono, un indirizzo e-mail e, se rilevante, indicare una persona di riferimento specifica.
Infine, bisogna concludere la lettera con una cortese chiusura, invitando il destinatario a considerare positivamente l’invito e a comunicare la propria decisione entro un termine specifico. Questo permette di pianificare adeguatamente l’evento e di fare fronte ad eventuali disdette o sostituzioni. Si potrebbe includere una frase di ringraziamento per il tempo dedicato alla lettura e alla considerazione dell’invito, e si può concludere con un saluto formale, seguito dal nome, la posizione dell’organizzatore e, se pertinente, la firma.
Quale linguaggio utilizzare nella Lettera di invito a convegno
Nel redigere una lettera di invito a un convegno, è importante adottare uno stile linguistico formale e professionale, mirato a comunicare efficacemente e cortesemente con il destinatario.
Innanzitutto, il linguaggio deve essere chiaro e diretto per trasmettere le informazioni chiave riguardanti il convegno, quali la tematica, il luogo, la data e l’ora. La precisione è fondamentale per evitare ambiguità e per permettere al destinatario di comprendere immediatamente l’importanza e la rilevanza dell’evento.
L’utilizzo di un tono rispettoso e cortese è cruciale. Anche nel caso in cui il destinatario abbia con il mittente un rapporto meno formale, è preferibile mantenere un certo livello di formalità, dato il contesto professionale in cui ci si muove. Frasi come “Siamo lieti di invitarLa” o “Avremmo il piacere di averLa tra i partecipanti” conferiscono un senso di stima e rispetto verso il destinatario.
Porre attenzione alla scelta del lessico è fondamentale; è consigliabile utilizzare termini specifici del campo di interesse del convegno per dimostrare competenza e professionalità. Tuttavia, è importante evitare jargon eccessivamente tecnico che potrebbe risultare esclusivo o difficile da comprendere per chi non è specialista in quel determinato settore.
Se il convegno prevede ospiti d’onore o keynote speaker di rilievo, è opportuno menzionarli, in quanto la loro partecipazione può rappresentare un incentivo aggiuntivo per il destinatario a presenziare all’evento.
Dato il contesto formale, è consigliabile evitare espressioni colloquiali, slang o linguaggio troppo informale, che potrebbero indebolire la serietà dell’invito. Tuttavia, dipendentemente dal contesto e dalla cultura aziendale, potrebbe essere appropriato usare un tono leggermente meno formale per apparire calorosi e accoglienti, ma sempre senza scadere in eccessiva informalità.
Infine, se la lettera di invito richiede una conferma da parte del destinatario, è importante esortare gentilmente a una risposta fornendo le indicazioni su come e entro quando farlo, facilitando cosi il processo di comunicazione e organizzazione dell’evento.
In somma, la lettera di invito a un convegno deve trasmettere professionalità, interesse e rispetto per il destinatario, garantendo che tutte le informazioni fondamentali siano comunica confermare partecipazione.
Esempi di Lettera di invito a convegno
Di seguito proponiamo alcuni modelli di Lettera di invito a convegno da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Lettera di invito a convegno
Oggetto: Invito al Convegno Annuale “Innovare nel Futuro – Tecnologie e Sostenibilità”
Gentile [Nome del Destinatario],
Siamo lieti di invitarla al Convegno Annuale “Innovare nel Futuro – Tecnologie e Sostenibilità”, che si terrà presso il Centro Conferenze Internazionale di [Nome della Città], dal [Data Inizio] al [Data Fine].
Questo prestigioso evento annuale riunisce esperti e professionisti da diverse discipline per discutere gli ultimi sviluppi, le tendenze emergenti e le sfide future nel campo delle tecnologie sostenibili. Il convegno di quest’anno si concentrerà su [Inserisci un paio di temi principali del convegno].
In qualità di [Inserire titolo professionale o area di competenza] di spicco, la sua presenza aggiungerebbe grande valore alla qualità delle discussioni e degli scambi di conoscenza. Abbiamo riservato uno slot nel programma per un suo intervento, che crediamo possa fornire un contributo significativo al tema “[Nome della sessione o del workshop]”.
In allegato troverà il programma preliminare del convegno, che include informazioni rilevanti su keynote speaker, panel di discussione, workshop e altre attività previste.
Dettagli dell’evento:
Convegno Annuale “Innovare nel Futuro – Tecnologie e Sostenibilità”
Data: [Data Inizio] – [Data Fine]
Luogo: Centro Conferenze Internazionale di [Nome della Città]
Indirizzo: [Indirizzo completo]
Per confermare la sua partecipazione o per qualsiasi domanda aggiuntiva, la preghiamo di contattarci entro il [Data di scadenza per conferma]. In caso di conferma, le forniremo ulteriori dettagli logistici e supporto per eventuali esigenze di viaggio e soggiorno.
Confidiamo che possa onorarci della sua presenza e arricchire il nostro convegno con le sue preziose conoscenze e esperienza. Attendiamo con entusiasmo la possibilità di darle il benvenuto.
Cordiali saluti,
[Firma digitale, se applicabile]
[Nome del Mittente]
[Titolo o posizione del Mittente]
[Nome dell’Organizzazione/Comitato promotore]
[Indirizzo dell’Organizzazione]
[Numero Telefonico]
[Indirizzo Email]
[Website dell’Evento/ dell’Organizzazione]
PS: Per favore, consideri questo invito personale e non trasferibile. Se non fosse in grado di partecipare, saremmo grati se potesse suggerire un collega o un sostituto che possa rappresentare la sua organizzazione nel corso del convegno.
[Allegati: Programma del convegno, Modulo di registrazione, Informazioni sul viaggio e alloggio]
Secondo esempio di Lettera di invito a convegno
Oggetto: Invito a partecipare come Relatore al Convegno [Titolo dell’Evento]
Spettabile [Nome del Destinatario],
[Qualifica Professionale],
Con grande piacere, Le estendiamo l’invito a partecipare come relatore al convegno intitolato “[Nome del Convegno]”, che si terrà il [Data] presso [Luogo dell’Evento], organizzato da [Nome dell’Ente o dell’Organizzazione].
Il convegno avrà come focus principale [Tema o Argomento Principale del Convegno], un’area in cui Lei è ampiamente riconosciuto come esperto e leader di pensiero. Riteniamo che la Sua esperienza e le Sue competenze fornirebbero un enorme valore ai partecipanti ed arricchirebbero significativamente le discussioni durante l’evento.
Il programma dell’evento include diversi panel e sessioni di lavoro e, in particolare, ci piacerebbe se potesse condurre una sessione sul tema specifico di “[Sottotema o Titolo della Sua Sessione]”, che si svolgerà dalle ore [Orario Inizio Sessione] alle ore [Orario Fine Sessione].
Qui di seguito, i dettagli principali dell’evento:
…………………………….
Le saremmo estremamente grati se potesse confermare la sua disponibilità entro e non oltre [Data Limite per la Conferma]. Qualora dovesse accettare, ci preoccuperemo di fornire tutte le informazioni logistiche necessarie, incluse le disposizioni di viaggio e alloggio.
In aggiunta, vorremmo anche richiedere l’invio di un breve abstract del suo intervento e una breve biografia da includere nel materiale informativo che verrà distribuito ai partecipanti del convegno.
Sperando vivamente nella Sua partecipazione, restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione che potesse necessitare. La preghiamo di contattarci via email a [Indirizzo Email] o telefonicamente al [Numero di Telefono].
Ringraziandola per l’attenzione e con l’aspettativa di una Sua positiva risposta, Le porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Distinti Saluti,
[Firma Digitale o Scritta a Mano se stampata]
[Nome del Mittente]
[Qualifica del Mittente]
[Nome dell’Ente/Organizzazione]
[Indirizzo dell’Ente/Organizzazione]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]
[Sito Web dell’Evento o dell’Organizzazione]
Terzo esempio di Lettera di invito a convegno
Oggetto: Invito al Convegno Annuale “Innovazione e Sviluppo – Prospettive 2023”
Gentile [Nome del Destinatario],
Siamo onorati di invitarla a partecipare al Convegno Annuale “Innovazione e Sviluppo – Prospettive 2023”, che si terrà il [data specifica], presso il Centro Congressi Internazionale [nome del luogo], situato in [indirizzo completo].
Quest’anno, il convegno punterà i riflettori sulle ultime tendenze e innovazioni nei campi del [settore o argomento specifico], con un’attenzione particolare su [breve descrizione del focus del convegno]. Sarà un’opportunità unica per scambiarsi idee, avviare collaborazioni e discutere gli ultimi sviluppi che stanno plasmando il futuro del nostro settore.
Come esperto riconosciuto in [campo di specializzazione del destinatario], sarebbe un privilegio per noi avere la sua partecipazione attiva. La sua esperienza e le sue intuizioni preziose arricchiranno senza dubbio la qualità delle discussioni.
Dettagli dell’evento:
– Data: [Inserire data e orario]
– Luogo: [Centro Congressi Internazionale – Indirizzo completo]
– Sito web per maggiori informazioni e registrazione: [URL del sito web]
Il convegno includerà sessioni plenarie, panel di discussione, workshop interattivi e possibilità di networking con professionisti e accademici di spicco. Siamo inoltre felici di annunciare che, in qualità di ospite d’onore, le sarà riservato un momento per un intervento o una presentazione, qualora fosse interessato a condividere le sue conoscenze in modo più strutturato.
Per facilitare la logistica, vi preghiamo di confermare la sua partecipazione entro il [data limite per la conferma], compilando il modulo di registrazione al seguente link: [URL per la registrazione].
In caso di necessità di soggiorno, abbiamo stipulato accordi con alcune strutture ricettive vicine alla sede del convegno, che offrono tariffe agevolate ai partecipanti. Non esiti a contattarci per ulteriori dettagli o per qualsiasi altra assistenza possa necessitare.
Restiamo in attesa di una sua gentile risposta e auspichiamo vivamente di poterla accogliere tra i relatori del nostro evento.
Cordialmente,
[Firma]
[Nome del Mittente]
[Qualifica – Es. Chairman del Comitato Organizzatore]
[Telefono]
[Email]
[Logo dell’Evento o dell’Organizzazione che invita]
Quarto esempio di Lettera di invito a convegno
Oggetto: Invito a partecipare al Convegno Annuale sull’Innovazione Tecnologica 2023
Egregi Colleghi,
Con grande piacere Vi rivolgo l’invito formale a partecipare al prossimo Convegno Annuale sull’Innovazione Tecnologica 2023 che si terrà a Milano, presso il Palazzo dei Congressi, dal 10 al 12 ottobre 2023.
Il tema di quest’anno è “Connettere il futuro: Tecnologie Emergenti e Sostenibilità”, e l’evento vedrà la partecipazione di eminenti leader del settore, accademici, innovatori e professionisti da tutto il mondo per scambiare conoscenze, esplorare nuove tendenze e collaborare su progetti all’avanguardia.
Il convegno sarà suddiviso nei seguenti argomenti principali:
– Intelligenza Artificiale e Machine Learning: Sviluppi.
– Blockchain e Cybersecurity: Costruire Fondamenta Sicure per il Nostro Futuro Digitale.
– Energie Rinnovabili e Sostenibilità: Innovazioni e soluzioni per un futuro verde.
– Robotica e Automazione: Rivoluzionare Industrie e Vita Quotidiana.
– Salute digitale: Tecnologia e Innovazione a beneficio del benessere globale.
Come ospite stimato, La invitiamo a condividere la Sua esperienza nel corso di una sessione plenaria, workshop o panel di discussione di Sua scelta. Apprezzeremmo inoltre se potesse moderare uno dei forum tematici, contribuendo significativamente al successo dell’evento.
Il convegno offrirà anche opportunità per networking one to one, sessioni interattive e mostre che consentono ai partecipanti di immergersi nelle ultime innovazioni tecnologiche.
La registrazione al convegno può essere effettuata tramite il nostro sito ufficiale, dove sono disponibili ulteriori dettagli sull’agenda dell’evento e le informazioni logistiche. In calce alla presente, troverà i riferimenti per contattare l’organizzazione per qualsiasi necessità o ulteriori chiarimenti.
In qualità di nostro relatore, provvederemo alla copertura delle spese di viaggio e alloggio durante i giorni dell’evento. Vi preghiamo gentilmente di confermare la Sua partecipazione compilando il modulo allegato ed inviandolo alla segreteria organizzativa entro e non oltre il 30 giugno 2023.
Confidiamo nella Sua presenza per arricchire le discussioni con le Sue preziose intuizioni e contribuire al dibattito sulle sfide e le opportunità future che attendono il nostro settore.
Per qualsiasi domanda o per discutere ulteriormente il Suo coinvolgimento nel programma, non esiti a contattarmi direttamente.
Nell’attesa di una Sua pronta risposta, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Posizione]
[Nome dell’Organizzazione/Comitato Organizzatore]
[Indirizzo Organizzazione]
[Telefono Organizzazione]
[Email Organizzazione]
[Sito Web Convegno]