La lettera di invito a una visita in showroom è un documento formale o informale che un’azienda utilizza per invitare potenziali clienti, partner commerciali o altre parti interessate a visitare il proprio spazio espositivo. Questo tipo di lettera serve a promuovere nuovi prodotti, collezioni o servizi, offrendo ai destinatari l’opportunità di vedere e sperimentare direttamente ciò che l’azienda ha da offrire.
Come scrivere una Lettera di invito a visita show room
Una lettera d’invito a visitare lo show room deve al contempo sedurre e rassicurare chi la riceve: l’obiettivo è far percepire l’appuntamento come un’occasione esclusiva, ma anche semplice da aggiungere in calendario. Il testo inizia con una testata grafica coerente con il brand – logo, indirizzo, contatti e, se la comunicazione è cartacea, carta intestata di buona grammatura. Subito sotto, allineati a destra, compaiono luogo e data: l’invito acquista così immediatezza formale. L’apertura si rivolge al destinatario con il titolo adeguato (“Gentile Architetto”, “Egregio Dottore”, “Cara Cliente”), evitando formule generiche: la personalizzazione è il primo atto di cortesia che predispone favorevolmente.
Il paragrafo introduttivo deve chiarire perché il mittente scrive proprio a quella persona: un richiamo a un precedente incontro in fiera, a una collaborazione o a un interesse mostrato dal destinatario verso una linea di prodotto. In poche righe si presenta lo show room come luogo d’esperienza, non solo di esposizione: si menziona l’interior concept, il valore aggiunto dei consulenti o l’esclusività di collezioni non ancora presenti nei canali retail. L’invito vero e proprio va formulato in modo diretto – “Saremmo lieti di accoglierLa” – indicando date e fasce orarie disponibili: proporre un arco temporale, invece di un orario fisso, concede flessibilità e traduce l’attenzione alle esigenze dell’ospite.
Il blocco centrale offre dettagli pratici: indirizzo preciso, eventuale parcheggio riservato, vicinanza a stazioni o fermate metro, possibilità di collegamento con servizi di car sharing. Se sono previsti benefit – dalle personal shopper alla degustazione con chef – vanno accennati con misura, così da far intuire l’esperienza senza trasformare la lettera in un volantino promozionale. Per show room di design o moda può risultare determinante ricordare la presenza di campionari esclusivi, limited edition o servizi di customizzazione su appuntamento: è un modo per suggerire che chi visita in anticipo accede a un vantaggio competitivo.
Segue il passaggio logistico: le modalità di RSVP. Un riferimento telefonico diretto, un’e-mail dedicata o un link a un modulo di prenotazione consentono una risposta rapida. Meglio specificare entro quale data confermare, per gestire l’agenda degli appuntamenti e dimensionare l’accoglienza. Se lo show room applica protocolli di sicurezza (contingentamento ingressi, obbligo di green pass, registro visitatori), la lettera lo anticipa con tono rassicurante: il destinatario saprà di poter contare su organizzazione e serietà.
Prima della chiusura si inserisce una nota di relazione: si esprime entusiasmo all’idea di mostrare la nuova collezione “in anteprima” o di illustrare soluzioni pensate “su misura per i Suoi progetti”. Questo passaggio, personalizzato con un riferimento alla sfera professionale o estetica del lettore, rafforza il legame e alimenta l’aspettativa. Il congedo utilizza formule di tradizione epistolare (“Nell’attesa di un Suo gradito riscontro Le porgiamo cordiali saluti”) e lascia spazio alla firma autografa o digitale del referente commerciale, accompagnata dalla qualifica e da un recapito cellulare: chi legge deve sapere a chi rivolgersi senza filtri.
Se l’invito viaggia via e-mail, l’oggetto va concepito come micro-headline: poche parole, brand bene in vista, call to action implicita (“Invito esclusivo”, “Preview collezione”, “Visita personalizzata”). Un’immagine hero in apertura, leggera ma di forte impatto, suggerisce l’atmosfera dello show room; un bottone “Conferma la tua visita” porta al form di registrazione. Nel rispetto del GDPR, l’e-mail deve contenere i dati del titolare del trattamento e il link per l’eventuale opt-out.
Primo esempio di Lettera di invito a visita show room
Modello 1 – Invito personalizzato a professionista del settore arredo
Oggetto: Anteprima nuova collezione “Linea Terra” – Visita su appuntamento allo show room
Gentile Architetto [Nome Cognome],
ci siamo conosciuti lo scorso febbraio al Salone del Mobile, dove ha mostrato interesse per i nostri rivestimenti materici. Siamo ora lieti di invitarLa nel nostro show room di via Solferino 18 per una presentazione riservata della collezione “Linea Terra”, dedicata ai progetti contract di alto profilo. Dal 18 al 29 aprile i nostri consulenti materiali saranno disponibili ogni pomeriggio, dalle 14 alle 19, per incontrarLa individualmente e valutare insieme campioni, palette cromatiche e schede tecniche.
Lo spazio dispone di parcheggio interno (accesso da via Statuto 2); in alternativa la stazione M2 Moscova dista due minuti a piedi. Per fissare il giorno che preferisce La invitiamo a contattare la sig.ra Chiara Ferretti allo 02-000000 oppure a rispondere a questa e-mail entro il 15 aprile. Saremo lieti di farLe trovare un campionario nominativo, preparato sui concept che ci ha illustrato in fiera.
Restando a disposizione La saluto cordialmente e confido di averLa presto nostra ospite.
Carlo Moretti
Show room manager
cell. 333-0000000 – c.moretti@lineaterra.it
Modello 2 – Invito stampa alla preview di collezione moda
Oggetto: Press preview collezione A/I 2026 – Show room “Atelier Viva”, 7 giugno
Alla redazione moda «[Testata]»
c.a. della dott.ssa [Nome Cognome]
Atelier Viva è lieto di riservare alla Vostra testata un accesso in anteprima alla collezione Autunno/Inverno 2026, ispirata all’heritage tessile toscano. La preview stampa si terrà martedì 7 giugno, dalle ore 11 alle ore 13, presso il nostro show room di lungarno Guicciardini 30. Dopo un welcome coffee, il direttore creativo Marco Alberti illustrerà materiali, palette e concept, quindi seguirà shooting libero con modelli e campionario completo.
Vi preghiamo di confermare la Vostra presenza – indicando nome del giornalista e del fotografo – all’indirizzo press@atelierviva.com entro il 1° giugno. Per esigenze di agenda siamo volentieri disponibili a organizzare interviste one-to-one nel primo pomeriggio.
Certi del Vostro interesse, ringraziamo e restiamo a disposizione per eventuali ulteriori informazioni.
Ufficio Stampa Atelier Viva
tel. 055 000000 – press@atelierviva.com
Modello 3 – Invito digitale a clienti fidelizzati
Subject: Vieni a scoprire il nuovo show room TechHome – visita esclusiva dal 2 al 5 settembre
Caro/a [Nome],
TechHome inaugura un nuovo spazio esperienziale nel cuore di Torino, in via Lagrange 27: 450 metri quadri dedicati a domotica, audio hi-end e cucine smart. In quanto membro del nostro programma “Home Insider” hai accesso a visite private con consulente personale dal 2 al 5 settembre, fascia oraria 10-12 / 15-18.
Prenota con un click entro il 25 agosto: [tasto “Prenota la tua visita”]. Ti accoglieremo con coffee lounge, demo live in realtà immersiva e voucher sconto 10% valido sugli ordini effettuati entro ottobre.
Non vediamo l’ora di mostrarti come rendere intelligente ogni ambiente di casa.
A presto
Team TechHome
info@techhome.it – 011 000000
Modello 4 – Invito istituzionale a ente pubblico per mostra permanente
Oggetto: Invito all’inaugurazione dello show room “Energia e futuro” – 12 dicembre 2026
Spett.le Dipartimento Energia del Ministero della Transizione Ecologica
Alla cortese attenzione del dott. [Nome Cognome]
Con la presente la società GreenSys S.p.A. è lieta di invitarLa all’inaugurazione del proprio show room permanente “Energia e futuro”, dedicato alle tecnologie di autoproduzione elettrica per edifici pubblici. L’evento si terrà lunedì 12 dicembre p.v., ore 10.30, presso la sede di via Prenestina 220, Roma.
Dopo il taglio del nastro, seguiranno una presentazione tecnica dei nuovi moduli fotovoltaici e una visita guidata ai banchi prova. Concluderà un light lunch a chilometro zero. La Sua presenza costituirebbe un riconoscimento significativo per l’impegno con cui lavoriamo al raggiungimento degli obiettivi PNIEC.
Le chiediamo gentilmente di confermare la partecipazione entro l’8 dicembre scrivendo a istituzionale@greensys.it o telefonando allo 06 000000 (referente: ing. Sara De Luca). Disponiamo di parcheggio interno; per chi giunge in treno è previsto servizio navetta dalla stazione Tiburtina.
Con i più distinti saluti,
Giuseppe Conti
Amministratore Delegato GreenSys S.p.A.
tel. 06 000000 – g.conti@greensys.it