Il contratto di affitto location per eventi è un accordo scritto tra il proprietario di uno spazio e chi desidera utilizzarlo per organizzare un evento, come una festa, una cerimonia o una riunione aziendale. Questo documento stabilisce le condizioni dell’utilizzo, la durata dell’affitto, il costo, le responsabilità delle parti e le regole da rispettare durante l’evento. Serve a tutelare sia il proprietario che l’affittuario, chiarendo fin dall’inizio diritti e doveri, evitando malintesi e fornendo una base legale in caso di controversie. In questo modo, entrambe le parti possono gestire l’organizzazione dell’evento con maggiore sicurezza e tranquillità.
Come scrivere contratto affitto location per eventi
Un contratto di affitto per una location destinata a eventi deve essere redatto con grande attenzione e dettaglio, poiché rappresenta la base giuridica che regola i rapporti tra il proprietario della location e l’organizzatore dell’evento. Innanzitutto, è fondamentale che il contratto riporti in modo chiaro e completo i dati anagrafici delle parti coinvolte: il locatore, ovvero il proprietario o il gestore della location, e il conduttore, cioè chi intende utilizzarla per l’evento. Questi dati comprendono nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e, per le società, la ragione sociale e i dati del rappresentante legale.
Oltre alle generalità, è essenziale identificare in maniera univoca la location oggetto del contratto, specificando l’indirizzo completo, la descrizione dettagliata degli spazi messi a disposizione (ad esempio sala principale, aree esterne, servizi accessori come cucina, bagni, parcheggi), eventuali planimetrie allegate e la capienza massima autorizzata. È importante includere anche lo stato d’uso della location al momento della consegna, magari attraverso un verbale di consegna o un elenco dello stato dei luoghi e dei beni presenti, in modo da tutelare entrambe le parti in caso di danni o contestazioni successivi.
Il contratto deve poi definire con precisione la durata dell’affitto, indicando la data e l’orario di inizio e fine della disponibilità degli spazi, comprensivo dell’eventuale tempo necessario per allestimenti e disallestimenti. In caso di eventi che si protraggono oltre l’orario stabilito, è opportuno prevedere una clausola che disciplini eventuali costi aggiuntivi o penali.
Un elemento centrale riguarda il canone di locazione, che deve essere indicato in modo chiaro, specificando l’importo totale, le modalità e le scadenze di pagamento (ad esempio acconto alla firma e saldo prima dell’evento), nonché l’eventuale richiesta di cauzione a garanzia di eventuali danni. È utile precisare se il prezzo pattuito comprende servizi accessori quali pulizia, vigilanza, uso di attrezzature (impianti audio, luci, arredi), utenze e oneri fiscali, oppure se questi sono a carico dell’organizzatore.
Un aspetto di grande rilevanza riguarda le responsabilità e le assicurazioni. Nel contratto deve essere chiaro chi è responsabile per eventuali danni a persone o cose durante l’evento e se è richiesto all’organizzatore di stipulare una polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi. Vanno inoltre regolamentate le modalità di utilizzo degli spazi, con particolare attenzione al rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza, antincendio, capienza massima, accessibilità e orari di diffusione della musica, oltre a eventuali divieti (ad esempio l’uso di fuochi d’artificio, fumo, animali).
Il contratto dovrebbe chiarire le regole per la cancellazione o il recesso anticipato da parte di entrambe le parti, specificando le tempistiche e le eventuali penali, nonché le condizioni per la restituzione della caparra o di altre somme versate. È importante disciplinare anche le cause di risoluzione anticipata del contratto per inadempienza, specificando gli obblighi di ciascuna parte e le conseguenze in caso di violazione.
Un’ulteriore attenzione deve essere posta alla regolamentazione dell’eventuale subaffitto o cessione del contratto a terzi, che generalmente viene vietata salvo esplicita autorizzazione del locatore. Infine, per tutelare entrambe le parti, il contratto dovrebbe prevedere la scelta del foro competente per eventuali controversie e può contenere una clausola di mediazione o arbitrato, oltre a una dichiarazione di presa visione e accettazione di tutte le condizioni.
Nel complesso, un contratto d’affitto per location eventi deve essere dettagliato, chiaro e completo, così da prevenire contestazioni e fraintendimenti, garantendo sicurezza e tutela per entrambe le parti coinvolte.
Esempio contratto affitto location per eventi
CONTRATTO DI LOCAZIONE TEMPORANEA DI LOCATION PER EVENTI
(fac-simile compilabile – redatto in duplice originale)
1. Parti
Locatore / Proprietario
Nome / Ragione sociale _______________________________________________
con sede / domicilio in ________________________________ CAP __________ Città ________________
C.F./P. IVA _______________________________, in persona di ________________________________
(di seguito “Locatore”)
Conduttore / Organizzatore
Nome / Ragione sociale _______________________________________________
con sede / domicilio in ________________________________ CAP __________ Città ________________
C.F./P. IVA _______________________________, in persona di ________________________________
(di seguito “Conduttore”)
Locatore e Conduttore, congiuntamente, «Parti».
2. Oggetto e destinazione
Il Locatore concede in locazione al Conduttore, che accetta, l’immobile / spazio denominato “________________________________”, sito in ___________________________________________, composto da:
• ____________________________ (es. sala principale mq ___, foyer, giardino, servizi igienici, cucina, ecc.).
Destinazione esclusiva: evento di tipo ____________________ (es. matrimonio, convention, shooting fotografico) che si svolgerà il //____ dalle ore ______ alle ore ______ (allestimenti inclusi / esclusi come da art. 4).
3. Corrispettivo
Canone di locazione complessivo € ______________ + IVA (se dovuta), di cui:
• caparra confirmatoria € ___________ versata in data //;
• saldo € ___________ da corrispondere entro il // / al momento dell’ingresso.
Il pagamento avverrà mediante __________________________________________.
4. Durata, accesso e allestimenti
Il Conduttore avrà accesso ai locali:
• per allestimento a partire dalle ore ______ del //;
• per disallestimento e riconsegna entro le ore ______ del //.
Eventuali sforamenti saranno addebitati a € _________ /ora.
5. Cauzione
A garanzia di danni e obblighi contrattuali il Conduttore versa cauzione di € ___________ (non produttiva di interessi) che sarà restituita entro ___ giorni salvo compensazione per danni accertati.
6. Servizi inclusi / esclusi
Sono inclusi:
☐ energia elettrica fino a kWh ___ | ☐ pulizia finale standard | ☐ assistenza tecnica di base.
Sono esclusi e, se richiesti, addebitati a parte:
☐ service audio-video | ☐ sicurezza aggiuntiva | ☐ pulizie straordinarie | ☐ parcheggio custodia ________________________________.
7. Obblighi del Conduttore
Il Conduttore:
a) utilizzerà i locali con diligenza e nel rispetto della normativa (TULPS, sicurezza, antincendio, SIAE, SCF);
b) si fa carico di permessi, licenze, SIAE e oneri connessi all’evento;
c) solleva il Locatore da responsabilità verso terzi derivanti dall’organizzazione;
d) stipula polizza RC organizzatore con massimale minimo € ________________, copia allegata.
8. Divieti
È vietato: introdurre materiali infiammabili, superare la capienza massima di n. _______ persone, alterare impianti o strutture senza consenso scritto del Locatore.
9. Danni e responsabilità
Il Conduttore risponde dei danni causati da sé, dal proprio personale, ospiti o fornitori. Il Locatore risponde solo per dolo o colpa grave. In caso di guasti non imputabili al Conduttore la responsabilità del Locatore non eccederà il canone versato.
10. Recesso e penali
• Recesso del Conduttore entro ___ giorni dall’evento: restituzione integrale della caparra.
• Recesso tra ___ e ___ giorni: trattenuta ___ % della caparra.
• Recesso oltre: caparra trattenuta interamente + eventuale saldo se l’immobile rimane inutilizzato.
11. Forza maggiore
Eventi imprevedibili (calamità, provvedimenti autorità, pandemia) che rendano impossibile l’uso della location comporteranno sospensione o rinvio concordato; in mancanza, restituzione delle somme al netto dei costi vivi sostenuti.
12. Privacy
Le Parti dichiarano di avere ricevuto informativa ex Reg. UE 2016/679 e autorizzano il trattamento dei dati per finalità connesse all’esecuzione del presente contratto.
13. Foro competente e legge applicabile
Il contratto è regolato dalla legge italiana; foro esclusivo competente ____________, salvo norme inderogabili a tutela del consumatore.
14. Firma e approvazione clausole
Letto, confermato e sottoscritto. Ai sensi degli artt. 1341-1342 c.c. il Conduttore approva espressamente le clausole nn. 5 (cauzione), 8 (divieti), 9 (danni e responsabilità), 10 (recesso e penali), 11 (forza maggiore), 13 (foro).
Luogo ______________________ Data //______
_____________________________ _____________________________
Firma Locatore Firma Conduttore